Rédiger une fiche de poste : oui, mais pourquoi ?
Déléguer n’est pas une chose facile. Mais, une chose est sûre : si tu veux que ta délégation fonctionne, il faut la préparer en amont. Et, surtout bien la préparer.
Un des éléments clés de cette préparation, c’est la fiche de poste.
Tu n’as pas besoin de recruter un salarié pour construire une fiche de poste. Dès lors que la personne à qui tu vas déléguer va occuper un rôle dans ton entreprise, la fiche de poste sera essentielle.
Laisse-moi te guider dans la réalisation de cette étape.
Au sommaire :
- La définition de la fiche de poste
- Pourquoi rédiger une fiche de poste (utilité) ?
- Le contenu de la fiche de poste
Bonne Lecture 🤓
C’est quoi une fiche de poste ?
Tout d’abord, une fiche de poste est, à l’origine, un document RH permettant de recenser l’ensemble des activités et des tâches d’un collaborateur pour un poste de travail donné dans une entreprise X. Il s’agit en quelque sorte de la “carte d’identité” du poste.
La fiche de poste est un document neutre et objectif qui va décrire un rôle dans une entreprise, indépendamment de la personne qui va l’occuper.
Elle est remise lors de l’embauche avec le contrat de travail si la future recrue est salariée.
Il est si difficile de pouvoir définir ce document, tant il est riche en contenu. Ce qu’il faut retenir c’est qu’une fiche de poste pour la fonction d’Assistante virtuelle dans l’entreprise A peut complètement être différente de la fiche de poste pour la même fonction, mais dans l’entreprise B.
Chaque entreprise a ses propres pratiques et également sa propre stratégie.
Rien ne sert donc de recopier une fiche de poste trouvée sur Internet 🙅🏼♀️, car malheureusement, tu tomberais à côté de l’exercice.
Rédiger une fiche de poste prend du temps et va bien au-delà d’un recopiage des missions d’une fonction. Il s’agit simplement de se poser les bonnes questions.
NB : la fiche de poste est essentielle, peu importe le statut du futur collaborateur (alternant, stagiaire, salarié ou freelance).
Pourquoi rédiger une fiche de poste (utilité) ?
Un outil précieux pour tes recrutements
Une fiche de poste recense les missions d’un collaborateur, ses tâches, mais également ses compétences et les éléments de base du futur contrat. Tes recrutements sont donc facilités si tes fiches de poste sont déjà construites, car tu as à ta disposition des éléments précieux pour établir ton offre de collaboration.
NB : la fiche de poste ne doit pas être confondue avec l’offre de collaboration qui a pour objectif de convaincre le candidat à postuler en mettant en avant la marque employeur et en permettant à la future recrue de se projeter.
La fiche de poste te permet de poser par écrit l’ensemble de tes besoins et de dresser le profil complet et idéal pour occuper le poste proposé. Ce travail nécessite du temps et de la réflexion, mais te permettra de rédiger efficacement ton offre de collaboration.
Un support aux entretiens professionnels (spécifique au salariat)
L’entretien professionnel, organisé de manière obligatoire tous les 2 ans, et ce quel que soit l’effectif de l’entreprise, est consacré aux perspectives d’évolution professionnelle du salarié, notamment en termes de qualifications et d’emploi. Durant cet entretien, tu vas devoir aborder les souhaits d’évolution du salarié et ses besoins en formation. Avoir des fiches de postes dans l’entreprise permettra de répondre plus efficacement aux besoins de tes collaborateurs, car tu sauras exactement de quelles compétences le collaborateur a besoin pour évoluer vers tel ou tel poste.
Elle organise la structure de l’entreprise
Élaborer l’ensemble des fiches de poste de ton entreprise qui te permettront d’avoir une vision globale de l’ensemble des postes existants (ou futurs) au sein de ton entreprise. Tu pourras alors déceler si l’activité est bien répartie, si un nouveau poste pourrait être créé ou lorsqu’une redéfinition des postes est nécessaire. Grâce aux fiches de poste, la structure de l’entreprise sera plus claire. Les fiches de poste viennent compléter l’organigramme que tu as créé en amont.
Elle permet de gérer les carrières et les parcours professionnels des collaborateurs
Grâce à la vision globale que les fiches de poste donnent de ta structure RH, tu seras en mesure de gérer beaucoup plus facilement les carrières et les parcours professionnels de chacun.
Elle permet de gérer la politique de rémunération
Les fiches de poste t’aident à établir et à gérer ta politique de rémunération.
En effet, dans le contenu des fiches de poste, on y retrouve les compétences, mais également le niveau de responsabilité de chaque poste. En ayant mis au clair l’ensemble de ces éléments, tu seras donc en mesure de gérer les augmentations de rémunération. Ainsi, tu sauras que Gilles, comptable, ne pourra pas demander une rémunération supérieure à Martine, la responsable du service comptabilité si tu souhaites garder une harmonie (et une cohérence) dans ta politique de rémunération.
La transparence sur les missions et tes attentes
Elle permet au collaborateur de connaître ses missions, mais aussi tes attentes. Lors de l’arrivée du collaborateur, en remettant l’ensemble des documents nécessaires à l’embauche (ou au début de la mission), tu peux prendre du temps pour lire avec lui la fiche de poste et lever les zones d’ombre.
De ton côté, la fiche de poste te permet d’être transparent vis-à-vis du collaborateur concernant tes attentes, et ainsi de pouvoir l’évaluer plus facilement (et voir si la personne remplie ses objectifs).
Quel contenu pour rédiger une fiche de poste ?
La description du poste
👉🏻 Dans cette partie, voici les éléments descriptifs et contractuels du poste que tu vas mettre en avant.
- Quel est l’intitulé du poste ?
- Sa classification dans la convention collective ? (dans le cas du statut salarié)
- Son statut ?
- La durée du travail ?
- Le lieu de travail ?
- L’évolution possible ?
- La rémunération ?
Le positionnement dans l’entreprise
J’intègre un organigramme de l’entreprise afin de visualiser très rapidement les postes gravitant autour du poste concerné.
Les missions et les attributions
Dans cette partie, je distingue toutes les missions principales du poste des attributions que le collaborateur aura à effectuer au quotidien. Parce que les missions définissent le rôle du collaborateur tandis que les attributions décrivent plutôt les tâches de ce dernier.
Les relations internes et externes
Pour cela, je me pose deux questions :
- Quels sont les principaux liens professionnels entretenus par le collaborateur dans l’entreprise ?
- Quels sont les contacts externes que le collaborateur peut avoir dans ses missions ? (exemples : clients, fournisseurs).
Le niveau de responsabilité
Je distingue ces éléments dans le niveau de responsabilité :
- En premier, les moyens et les prérogatives qui définissent le degré d’autonomie et les décisions pouvant être prises par le collaborateur
- Et les flux descendants (informations qui doivent redescendre vers l’équipe) puis des flux ascendants (informations qui doivent remonter aux responsables et à la Direction).
Les compétences
On termine avec la dernière partie qui va reprendre l’ensemble des compétences nécessaires pour le poste. C’est pourquoi, il faut aborder le savoir, le savoir-faire, mais également le savoir-être.
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Le savoir ✔️
On recense dans le savoir, les connaissances théoriques que le collaborateur doit avoir pour occuper le poste. Elles peuvent être liées au diplôme de base, aux formations suivies ou à l’expérience.
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Le savoir-faire 💪🏻
Puis vient le savoir-faire qui recense les compétences pratiques du collaborateur qui sont essentiellement dues à l’expérience professionnelle de ce dernier. En bref, il s’agit de la capacité du collaborateur à mettre son œuvre les connaissances qu’il a acquises dans son métier.
Le savoir et le savoir-faire peuvent être aussi qualifiés de “Hard Skills”.
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Le savoir être ou « Soft Skills » ✨
Et, enfin, le savoir-être s’axe sur le profil psychologique de la personne, sur l’attitude, la personnalité et les valeurs. En bref, ce sont les qualités personnelles que tu recherches chez le collaborateur pour occuper un poste donné (comme l’aisance relationnelle, la rigueur ou la capacité à travailler en équipe…).
Tu le sais que ces compétences ne s’apprennent pas sur les bancs de l’école, mais sont liées à notre personnalité et au développement personnel.
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Les objectifs du poste 🎯
En conclusion, plus tu seras claire sur tes attentes et sur les indicateurs de suivi, mieux la collaboration se passera.
Est-ce que tu as déjà réalisé les fiches de poste pour tes futurs collaborateurs ?
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