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Comment gérer ses mails efficacement est une question que nous sommes beaucoup à nous poser. À l’ère du numérique, nous sommes amenées à en recevoir une quantité monstrueuse. Cet acte anodin, devenu si automatique, envahi clairement notre quotidien. Du mail sans aucune importance au mail qualifié d’urgent par ton interlocuteur, nous recevons tous des dizaines (voire des centaines) de mail chaque jour. 

Il est important d’apprendre comment gérer ses mails pour devenir plus efficace et plus concentrée

Au sommaire :

  • Les mails, un véritable fléau pour ton efficacité et ta concentration,
  • Comment diminuer le nombre de mails reçus
  • Comment utiliser la méthode de l’inbox zéro
  • Les bonnes pratiques de traitement de mails
  • Rédiger des mails de qualité

Bonne Lecture 🤓

 

Les mails, un véritable fléau pour ton efficacité et ta concentration

Recevoir des mails est anxiogène et nuit à la concentration. 

Il peut t’arriver de te sentir : 

  • Fatigué(e) de recevoir autant de mails,
  • Stressé(e) à l’idée de reprendre le travail à cause du nombre de mails à traiter qui t’attendent,
  • Angoissé(e) chaque matin à l’idée d’ouvrir ta boite mail,
  • Obligé(e) de consulter tes mails en dehors de ton temps de travail si tu veux t’en sortir,
  • Mais, aussi si tu te culpabilises de ne pas réussir à tout traiter dans des délais raisonnables.

Les mails que nous recevons sont de diverses natures :

  1. Le mail de ta business bestie qui te demande si tu veux déjeuner avec elle ce midi (mail conversationnel),
  2. Celui de ton client qui te demande si tu as avancé sur tel ou tel dossier (mail de gestion de projet),
  3. La newsletter de ton réseau business que tu ne lis jamais (mail information),
  4. Les mails de tes clients ou partenaires pour te poser des questions (mail interrogatoire),
  5. Et, celui qu’on apprécie le plus : le mail de relance, pas toujours sympa qui te fait monter la pression encore d’un cran (comme si tu avais besoin de ça, d’ailleurs).

Recevoir et traiter des mails nui donc à ton efficacité et à ta concentration. Ils constituent une source importante de distractions, mais également d’interruptions qui t’empêchent de consacrer plus de temps à des tâches importantes pour ton business.

Diminuer le nombre de mails reçus pour mieux gérer ses mails

Avant de s’intéresser à comment traiter ces mails, on va d’abord regarder comment diminuer le nombre de mails reçus (histoire de limiter les dégâts et d’arrêter d’en recevoir 453 par jour). 

Se désabonner des newsletters

Allez soyons honnête, nous recevons chaque jour des dizaines de mails avec de la publicité ou des newsletters que nous ne lisons JAMAIS. Ces mails passent généralement de la réception à la poubelle sans passer par la case lecture. Alors pourquoi ne pas se désabonner au lieu de les supprimer ? Cette action est typiquement 20/80 puisqu’une seule manipulation te fera gagner un temps précieux les semaines suivantes.

Attention, je ne dis pas de te désabonner de toutes les newsletters. Beaucoup sont très intéressantes et méritent d’être lues. Je te conseille uniquement de faire un tri entre celles que tu recevras et qui ne t’apportent aucune valeur et celles que tu reçois, qui sont intéressantes, mais que tu n’as pas le temps de lire. Pour ces dernières, classe-les dans un dossier “Newsletters”et consacre un temps spécifique dans ta semaine pour pouvoir les lire.

Éduquer ses interlocuteurs

Éduquer qui ?

Tout bêtement ceux qui t’envoient des mails inutiles :

  • que ce soit ce client qui te harcèle de mails à longueur de journée pour te confier des tâches ou te relancer,
  • comme ta business bestie qui veut juste savoir à quelle heure tu peux la rejoindre mercredi pour votre pause déjeuner.

Nous recevons chaque jour des tas de mails qui ne devraient pas être envoyés et qui se mélangent aux mails vraiment importants. Cette démarche continue d’augmenter de manière croissante notre nombre de mails reçus si nous ne prenons pas les choses en main pour stopper les dérives.

Éduquer comment ?

Une fois que tu as identifié les « relous » de ta boite mail, il faut prendre les devants et discuter posément de la situation avec eux.

Tu peux tout simplement dire à ta business bestie de t’envoyer plutôt un sms lorsqu’il s’agit d’une question d’ordre privé. Autorise-toi à donner ton canal de communication pour tel ou tel objet. 

Lorsque c’est une collègue, c’est plus simple effectivement que lorsqu’il s’agit d’un client ou d’un interlocuteur avec qui on entretient des relations moins proches.

Alors comment faire dans ces cas-là ?

 Pose ton cadre de travail ! Ici, il s’agit purement de ton process de relation client.

  • Il s’agit d’une mauvaise nouvelle ou d’un sujet sensible ? Privilégie-le face à face quand tu le peux !
  • Il s’agit d’une urgence ? demande lui de t’appeler !
  • Dis-lui que tu ne consultes tes mails que deux fois par jour,
  • Demande-lui de ne pas te mettre en copie de tous ses mails, mais uniquement de ceux dont l’information est importante pour toi.
  • Demande-lui de recenser l’ensemble de ses besoins dans UN SEUL mail pour éviter d’envoyer 5 mails par jour
  • Tu peux également lui demander d’être le plus précis possible dans ses demandes

Tu peux reprendre le contrôle et éduquer tes clients ! Tu peux également cadrer au mieux ta relation client grâce à un “guide de bienvenue” dans lequel tu aborderas ce sujet.

Classer ses mails

Classer par catégories

Pour éviter de laisser tes mails dans ta boîte de réception une fois qu’ils ont été traités, tu peux te créer un système de classement par libellé et attribuer une couleur à chaque libellé. Ex : tous tes échanges avec ton avocat auront un dossier spécifique avec la couleur rose. Ce code couleur te permet de voir visuellement qui est l’expéditeur de ton mail et de le traiter en priorité ou non. 

Désormais quand tu recevras un mail, une catégorie apparaît. 

Sur gmail, pour créer des libellés, c’est simple → (paramètres > libellés > créer un libellé sur gmail). Une fois que les libellés sont créés, ils apparaissent à gauche dans ta boite mail et tu peux changer la couleur → (tu cliques sur les 3 points en haut à droite du libellé et tu attribues une couleur).

Voici quelques libellés (non confidentiel) que je peux te montrer à titre d’exemple.

classer-mails-gmail

Créer des filtres

Pour les newsletters, tu peux aller encore plus loin. Tu peux te créer un filtre pour éviter de les recevoir dans ta boite mail. Ainsi, au fur et à mesure de leur réception, ils vont se classer directement dans le dossier du libellé correspondant. Lors du créneau que tu te seras accordé pour les lire, tu n’auras plus qu’à aller directement dans le dossier qui correspond. Cela t’évite des manipulations inutiles.

💡 Comment créer des filtres sur Gmail : cliquez ici

Supprimer

Si tu veux diminuer ton nombre de mails dans ta boîte de réception, supprime-les une fois qu’ils sont traités (on fait aussi un petit pas contre la pollution numérique). Si tu as besoin de garder une trace, classer et archiver sont les mots d’ordre.

Gérer ses mails en adoptant l’inbox zéro 

C’est quoi l’inbox zéro ?

La méthode de l’Inbox zéro, comme son nom l’indique, consiste à n’avoir aucun mail dans sa boîte de réception et d’avoir un système de traitement efficace

Les points positifs de l’inbox zéro :

  • Retrouver de la sérénité (bonjour le brouillard mental quand tu vois que tu as 1435 mails dans ta boite de réception et que tu ne sais plus ce qui est traité ou non),
  • Te sentir organisée dans le classement de tes mails,
  • Reprendre le contrôle du traitement de mes mails,
  • Tes mails sont rangés, ta tête est désencombrée et laisse place à une nouvelle énergie,
  • Ne plus te laisser déborder par l’arrivée de tes mails.

Les points négatifs de l’inbox zéro :

  • Il est très difficile d’avoir une boîte de réception à zéro CHAQUE jour, donc la méthode peut être parfois culpabilisante et tu vas devoir passer au-dessus de ça,
  • On peut vite se laisser déborder, il faut donc garder une certaine rigueur pour garder cette méthodologie sur le long terme.

Inbox zéro : par où commencer ?

On n’y échappe pas, pour arriver à plus de clarté, il faut mettre le nez dans TOUS les mails de ta boîte de réception. C’est la tâche la plus chronophage qui soit au monde (j’exagère à peine). Alors pour éviter de procrastiner devant l’ampleur, je t’invite à créer une boîte d’archives temporaire où tu vas glisser tout ce qui date de plus de 2 semaines et tu feras le tri au fur et à mesure. 

L’idée est de commencer avec une boîte de réception “clean” surtout si tu pars de loin et que tu as 1846 mails qui t’attendent dans ta boîte de réception.

Une fois ce dossier d’archives temporaires crée, tu vas commencer ce travail de tri et tu vas :

  1. Te désabonner des newsletters que tu ne lis jamais (tu peux utiliser un outil comme cleanfox)
  2. Créer tes boîtes d’archives par catégories et répartir les mails que tu souhaites conserver dans les libellés correspondants
  3. Supprimer le reste : mails traités que tu ne souhaites pas conserver.

Créer un système efficace de traitement de mails

1️⃣ Les mails à caractère informatif : soit suppression (si l’information n’est pas importante), soit classement (si, à l’inverse, l’information est importante),

2️⃣ Pour les mails à traiter :

  • soit l’action te prend 5 minutes et tu traites le mail pendant ton créneau accordé à cet effet
  • soit la tâche te prend  plus de 5 minutes et l’action vient rejoindre ton gestionnaire de tâches

On me demande souvent quoi faire des mails “à traiter” qu’on a mis dans notre gestionnaire de tâches

→ Deux solutions :

1ère solution : tu gardes le mail dans ta boite de réception (mais du coup, ça va se mélanger avec les mails non lus que tu reçois au fur et à mesure).

2ème solution : tu te crées une boîte d’archives intitulé “À traiter” et vu que la tâche figure dans ton gestionnaire de tâches avec une date limite de réalisation, tu ne vas pas l’oublier, le mail est juste isolé.

Voici une petite infographie sur la méthode inbox zéro que tu peux enregistrer :

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Les bonnes pratiques pour gérer efficacement ses mails

Conseil n° 1 : ne pas consulter ses mails toute la journée

1)Et si on commençait sa journée par autre chose que traiter ses mails ?

Je crois qu’il n’y a rien de pire que d’ouvrir sa boite mail le matin au réveil, ou en arrivant au travail.

Scénario : tu arrives au bureau (ou à ta table de cuisine si tu travailles chez toi peu importe), il est 8h du matin, tu as couru pour avoir le temps de te préparer, préparer tes enfants, et derrière ton bus pour être à l’heure. Et BIM, tu ouvres ta boite mail et tu as 5, 10, 30, 50 mails non lus tombés miraculeusement dans ta boite mail depuis hier soir 19h. Je caricature peut-être un peu (quoique pas tellement, car j’ai connu ça). Et là, tu commences ta journée stressé(e), déjà débordé(e) alors que tu avais déjà une liste considérable de choses à faire. Tu vas donc lire ses mails, commencer à les traiter, et puis ta TO DO quotidienne que tu avais fait la veille est modifiée pour traiter les nouvelles urgences.

STOP !

Ne commence pas ta journée en traitant tes mails. Commence plutôt par ta TO DO list quotidienne préparée avec amour la veille et par tes tâches importantes.

À lire : comment prioriser ses tâches grâce à la matrice d’Eisenhower ?

2) Oui, mais comment ne pas être dérangée ou culpabiliser en voyant les mails arrivés ?

Alors déjà, ne travaille pas avec ta boite mail ouverte à côté et supprime toutes les notifications. 

Tu deviens plus serein(e) mais aussi plus concentré(e).

3) C’est impossible pour moi de faire ça, mes clients sont habitués à ma réactivité

FAUX ! Une habitude peut être modifiée lorsqu’elle est expliquée ! 

Ta nouvelle habitude peut être la suivante :

– Désormais, je ne consulterai mes mails que 2 fois dans la journée, une fois à 11h, une fois à 17h (à toi de trouver ce qui te convient le mieux)

Pour ne pas pénaliser tes clients, tu peux leur dire :

  1. De t’appeler s’il s’agit d’une question très urgente,
  2.  Programmer une réponse automatique en expliquant ta nouvelle manière de fonctionner « Je vous remercie pour l’envoi de cet email. Je ne consulte cependant mes mails que deux fois par jour. Je vous invite donc à privilégier les appels s’il s’agit d’une question urgente. Dans le cas contraire, vous recevrez une réponse dans un délai maximum de 72 heures ».

Conseil n° 2 : regrouper la lecture des mails

Je te disais plus haut que la pire erreur qui soit est de lire ses mails au fur et à mesure de leur arrivée.

Il va donc falloir que tu te bloques dans ta journée des créneaux de lecture & traitement de tes mails. Le nombre de créneaux ainsi que leur durée va dépendre de ton activité et du volume de mails reçus.

Rédaction des mails

Si tu souhaites réduire ton nombre de mails reçus par jour et communiquer efficacement, il faut impérativement connaitre quelques règles de base pour rédiger un mail

La forme du mail

  • La couleur et la police

Tout d’abord, opte pour la simplicité. Le noir est une couleur simple pour rédiger un mail. Je vois parfois passer des mails avec des tas de couleurs, une police illisible ou trop petite (ou à l’inverse trop grosse). Le mail ne doit pas être une œuvre d’art. La sobriété est la clé lorsque l’on veut être efficace dans ce domaine. Mets-toi à la place de ton interlocuteur dès que tu rédiges un mail !

Est-ce agréable de recevoir un mail comme ça ?  

la-forme-dun-mail

La réponse est évidemment NON !

On préfèrerait tous recevoir un mail de la forme suivante : 

gestion-de-sa-boite-mail

  • Les images

Un conseil que je peux également te donner est de ne pas insérer trop d’images dans ton mail. D’une, parce que tu risques de finir dans les spams de ton interlocuteur. De deux, parce que la lecture devient beaucoup moins agréable. Si tu as des images à envoyer, privilégie la pièce jointe.

  • Un objet clair

Si tu veux donner envie à ton interlocuteur d’ouvrir ton mail, il faut impérativement être clair sur ta demande dès l’objet du mail.

  • N’abuse pas des copies

La bonne pratique est de mettre ton interlocuteur en destinataire (celui qui devra faire l’action demandée). Si tu as des personnes à informer, utilise la copie ou la copie cachée, mais n’en abuse pas. Tu n’as généralement pas besoin d’informer la terre entière que tu confies une action à quelqu’un ou que tu réponds à une action.

  • La signature est indispensable

Encore, dans un souci de clarté, pense à insérer automatiquement ta signature. Tu vas gagner un temps précieux et ton destinataire n’aura aucun doute sur la provenance de ton mail. Tu peux faire ta signature mail gratuitement sur signature.io.

Personnellement, j’insère également la formule de politesse pour éviter de la réécrire à chaque fois.

Le contenu du mail


  • La base : relis-toi !

On a tendance à envoyer nos mails juste après les avoir écrits. Si tu es de ceux-là, tu as déjà dû, au moins une fois, oublier la pièce jointe et envoyer un 2ème mail avec un « Oups, c’est mieux avec la pièce jointe ».  Sans compter les fautes d’orthographe qu’on aurait pu éviter en relisant son mail.

  • La politesse avant tout

Ne commence pas tes mails sans dire, a minima, « bonjour » ! Ton interlocuteur, même si tu passes par la voie digitale, est un humain et la politesse doit être respectée, comme si la demande était faite en face à face.

  • Un objectif clair

On parlait dans la forme du mail d’indiquer un objet clair. Tu dois également exprimer ta demande clairement si tu veux éviter les allers/retours de mail. Il n’y a rien de pire, en matière de productivité, que les ping-pong interminables de mails. Exprime ta demande avec le plus de précisions possibles. Utilise des bullets points (ou tirets, si tu préfères) pour exprimer tes différentes idées ou les différentes étapes. Ta demande doit être exprimée en début de mail.

Gérer ses mails, exemple n°1 

À NE PAS FAIRE 🙅🏼‍♀️

Mail 1 : Tu trouveras ci-joint mon prochain article sur la gestion des mails.

Réponse 1 :  Merci, que veux-tu que je fasse ?

Mail 2 : Je voudrais que tu le relises et que tu me fasses tes commentaires

Réponse 2 : Très bien, mais tu veux ça pour quand ?

Mail 3 : Quand tu peux !

Réponse 3 : Ok c’est fait, je te laisse regarder !

Mail 4 : J’ai fait les corrections, peux-tu le mettre en ligne ?

Réponse 4 : Oui, je m’en occupe !

Clairement, ces 8 mails auraient pu être évités en formulant clairement la demande.

À FAIRE 👍🏻

Mail 1 : Bonjour Brigitte, tu trouveras ci-joint mon prochain article sur la gestion des mails. Peux-tu le relire et me faire tes commentaires pour le mardi 17 décembre au plus tard ? Je ferai les corrections nécessaires et une fois faites tu pourras le mettre en ligne. Pas besoin de me répondre pour m’accuser réception !

Réponse 1 : Bonjour Amélie, j’ai inséré mes commentaires, tu peux aller jeter un œil. J’attends ton feu vert pour la mise en ligne.

Mail 2 : Ok pour la mise en ligne !

Tu peux également utiliser une messagerie instantanée grâce à Hangout, Slack ou WhatsApp pour les deux derniers mails. À toi de voir ce qui te correspond le mieux !

Gestion et traitement de ses mails, exemple n°2

Un autre conseil pour les mails où tu demandes les disponibilités de ton interlocuteur, tu peux :

  • Soit envoyer un lien calendly où ton interlocuteur pourra choisir un créneau où tu es toi-même disponible pour un rendez-vous,
  • Soit donner d’ores et déjà tes disponibilités sur les prochaines semaines pour éviter que ton interlocuteur te donne des dates où tu es indisponible.

À NE PAS FAIRE 🙅🏼‍♀️

Mail n°1 : je pense que ce serait utile de se faire un point par téléphone en amont de la réunion de travail du 25 septembre. Qu’en penses-tu?

Réponse n°1 : oui, c’est une bonne idée !

Mail n°2: quelles sont tes disponibilités ?

Réponse 2 : Je suis disponible mercredi 20, jeudi 21 et vendredi 22 septembre.

Mail n°3 : À quelle heure ?

Réponse n°3 : je suis disponible que le matin.

Mail n°4 : Ah mince, j’avais de la disponibilité, mais que l’après-midi. En réalité, notre point téléphonique est impossible avant la réunion de travail.

Réponse n°4 : tant pis !

Ici, les deux parties utilisent leurs mails comme une conversation et perdent un temps précieux à écrire ces différents mails : le temps de se remettre dans le sujet et le temps d’écrire le mail en réponse.

À FAIRE 👍🏻

Mail n°1 : je pense que ce serait utile de se faire un point par téléphone en amont de la réunion du 25 septembre. Qu’en penses-tu ?

Je suis disponible pour ma part, le mercredi 20, jeudi 21 et vendredi 22 septembre après-midi. Aurais-tu un créneau à me consacrer sur ces dates ?

Réponse n°1 : Ah mince, je suis disponible sur les mêmes dates, mais que le matin. Notre point téléphonique sera impossible avant la réunion de travail. Je t’envoie donc un mail récapitulatif dès demain !

  • Des phrases courtes

Si tu veux être bien compris par ton interlocuteur, fais des phrases courtes. Je te conseille d’utiliser une structure du type « si…alors » afin d’aborder toutes les possibilités pour l’interlocuteur et éviter les demandes de précisions.

Voici un exemple :

« Bonjour Monsieur X, je vous prie de trouver ci-joint ma proposition de programme de formation. Si ce programme vous va, vous pouvez d’ores et déjà accepter le devis que vous trouverez également ci-joint. Sinon, dans le cas contraire, je vous invite à m’appeler pour échanger à ce sujet demain après-midi entre 14h et 18h ».

Et voilà !

Et toi, quelles sont tes bonnes pratiques pour gérer tes mails ?

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