Comment réduire le nombre d'emails reçus dans sa boite, chaque jour
ORGANISATION

Réduire ses mails : mieux gérer sa boite de réception

Gestion des mails: comment réduire le nombre de mails reçus

La gestion des mails est une question qui nous concerne presque tous et toutes. Dans un précédent article, j’évoquais que la réception des mails pouvait être anxiogène (incapacité à tout traiter, relance incessante etc…).

La première étape dans la gestion de ses mails est la diminution du nombre de mails reçus. Cet article a vocation à donner plusieurs pistes pour en recevoir moins (et donc en avoir moins à traiter).

1ère étape de la gestion des mails : SE DÉSABONNER

Nous recevons chaque jour des dizaines de mails avec de la publicité ou des newsletter que nous ne lisons JAMAIS. Ces mails passent généralement de la réception à la poubelle sans passer par la case lecture. Alors pourquoi ne pas se désabonner au lieu de les supprimer ? Cette action est typiquement 20/80 puisqu’une seule manipulation te fera gagner un temps précieux les semaines suivantes.

Attention, je ne dis pas de te désabonner de toutes les newsletter. Beaucoup sont très intéressantes et méritent d’être lues. Je te conseille uniquement de faire un tri entre celles que tu recevras et qui ne t’apportent aucune valeur et celles que tu reçois, qui sont intéressantes mais que tu n’as pas le temps de lire. Pour ces dernières, classe-les et je te promets que grâce à toutes les astuces que je vais te donner, tu pourras recommencer à les lire en t’accordant un temps spécifique pour cela.

J’ai fait le calcul et je recevais pas moins de 25 newsletter dans mes différentes boites mails

De la newsletter entrepreneurial en passant par la newsletter de sélection shopping de différentes boutiques dans lesquelles je ne mets même plus les pieds. Autant te dire que j’ai gardé les newsletter inspirantes pour mon business (Coucou la newsletter live mentor, et marketing mania) mais que j’ai supprimé toutes les newsletters qui me poussaient à l’achat compulsif et qui me faisaient dépenser de l’argent inutilement (adieu la newsletter vente privée et promod).

J’ai fait d’une pierre deux coups, j’ai diminué le nombre de mails reçus tout en préservant mon portefeuille. Elle est pas belle la vie ?

2ème étape de la gestion des mails: ÉDUQUER

Éduquer qui ?

Tout bêtement ceux qui t’envoient des mails inutiles :

  • que ce soit ce client qui te harcèle de mails à longueur de journée pour te confier des tâches ou te relancer,
  • comme ta collègue du 2ème étage qui veut juste savoir à quelle heure tu prends ta pause café.

Nous recevons chaque jour des tas de mails qui ne devrait pas être envoyés et qui se mélangent aux mails vraiment importants. Cette démarche continue d’augmenter de manière croissante notre nombre de mails reçus si nous ne prenons pas les choses en main pour stopper les dérives.

Éduquer comment ?

Une fois que tu as identifié les “relous” de votre boite mail, il faut prendre les devants et discuter posément de la situation avec eux.

Tu peux tout simplement dire à ta collègue de t’envoyer plutôt un sms lorsqu’il s’agit d’une question d’ordre privé. Ou de fixer avec elle un horaire fixe où te rejoindre pour faire votre pause café. N’autorise personne à te déranger pendant ton travail. Je te conseille donc de ne pas lui dire de t’appeler (au risque de voir ton téléphone sonner à longueur de journée) ou de venir te chercher à ton bureau (car elle arrivera peut être à un moment où tu as réussi à te concentrer sur une tâche importante et ta concentration volera en éclats). Le SMS te permettra de le regarder lorsque tu es disposé(e) à le faire et l’horaire fixe te permettra d’avoir des pauses régulières dans ta journée de travail.

Lorsque c’est une collègue c’est plus simple effectivement que lorsqu’il s’agit d’un client ou d’un interlocuteur avec qui on entretient des relations moins proches.

Alors comment faire dans ces cas là ? Pose ton cadre de travail !

  • Il s’agit d’une mauvaise nouvelle ou d’un sujet sensible ? Privilégie le face à face quand tu le peux !
  • Il s’agit d’une urgence ? demande lui de t’appeler !
  • Dis-lui que tu ne consultes tes mails que deux fois par jour
  • Demande lui de ne pas te mettre en copie de tous ses mails mais uniquement de ceux dont l’information est importante pour toi.
  • Demande lui de recenser l’ensemble de ses besoins dans UN SEUL mail pour éviter d’envoyer 5 mails par jour
  • Tu peux également lui demander d’être le plus précis possible dans ses demandes

Tu peux reprendre le contrôle et éduquer tes clients ! Aborde le sujet avec eux ! Tu verras que tu passeras pour quelqu’un de professionnel qui cherche à optimiser son temps et non pour la personne rigide 🙂

Ma manière de fonctionner

Pour ma part, j’ai établi 3 règles précises que j’applique à la lettre :

  1. Je ne consulte mes mails que deux fois par jour, mes clients savent donc qu’il faut passer par un autre moyen de me contacter en cas d’urgence
  2. Si le sujet du mail concerne une thématique nécessitant une réflexion, je fixe un entretien téléphonique de 30 minutes ou un déjeuner pour éviter de partir dans une cascade de mails sans fin.
  3. J’interdis toute personne qui m’est proche de m’envoyer un mail, le SMS est tellement plus adapté pour des questions personnelles.

3ème étape de la gestion des mails : CLASSER

Classer par catégories

Pour éviter de recevoir trop de mails dans ma boite principale, j’ai opéré un système de classement de ma boite mail. J’utilise personnellement Gmail mais je sais que ce système est possible sur d’autres boites.

J’ai donc crée plusieurs libellés pour classer mes mails, j’ai choisi d’opérer un classement par expéditeur. J’ai donc un libellé pour chacune de mes entreprises clientes par exemple. Ces libellés me permettent de classer mes mails une fois qu’ils ont été lus. Je les retrouve ainsi plus facilement et les sort de mon champ de vision de ma boite principale.

Un libellé = une couleur. Ce code couleur me permet de voir visuellement qui est l’expéditeur de mon mail et de le traiter en priorité ou non. Je ne vais pas te mentir, organiser mes mails par catégories m’a pris un peu de temps. Mais depuis, je gagne un temps fou 🙂

Désormais quand je reçois un mail, une catégorie apparaît (ce qui signifie qu’une étiquette de couleur apparaît me permettant d’identifier immédiatement le sujet).

Pour créer des libellés c’est simple ==>  (paramètres > libellés > créer un libellé). Une fois que les libellés sont créés, ils apparaissent à gauche dans ta boite mail et tu peux changer la couleur (tu cliques sur les 3 points en haut à droite du libellé et tu attribues une couleur).

Voici quelques libellés (non confidentiel) que je peux te montrer à titre d’exemple. Ces libellés se trouvent à la gauche de ma boite mail.

Créer des libellés sur GMAIL

Créer des filtres

Pour mes newsletters, je suis allée encore plus loin. J’accorde un temps dans la semaine où je lis en une fois l’ensemble des newsletters intéressantes. Je n’avais donc pas la nécessité de recevoir ces mails dans ma boite principale, se mélangeant ainsi avec les mails que j’ai à traiter au quotidien. Comment faire ? J’ai crée un filtre qui permet à ma boite mail de comprendre que ces mails doivent directement se classer dans le libellé correspondant. Gain de temps énorme pour moi et diminution du nombre de mails reçus dans ma boite principale.

Comment créer des filtres sur gmail : cliquez ici! 

4ème étape de la gestion des mails : SUPPRIMER

J’anticipe un peu le traitement des mails. Cependant, si tu veux diminuer votre nombre de mails, supprime-les une fois qu’ils sont traités (on fait aussi un petit pas contre la pollution numérique). Si tu as besoin de garder une trace, classer et archiver sont les mots d’ordre.

Pratiquer l’inbox zéro n’est peut être pas pour demain. Mais je t’assure qu’avec tous ces conseils, tu devrais voir le nombre de mail diminuer.

N’hésite pas à partager ton expérience en commentaire ! Et à me dire quelles sont les techniques que tu utilises pour réduire le nombre de mails reçus ♥

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    DEVENIR PLUS EFFICACE AVEC DES TO DO LIST? ÇA M'INTÉRESSE!