pourquoi il te faut impérativement un agenda
ORGANISATION

Pourquoi il te faut impérativement un agenda ?

Pourquoi il te faut impérativement un agenda - image Après avoir traité la thématique de la To Do List par 4 articles publiés en septembre, il est temps d’aborder en octobre, le sujet de l’agenda : pourquoi avoir un agenda ?

Pour commencer, qu’est-ce que c’est ? L’agenda est synonyme d’emploi du temps. 

Il s’agit plus précisément d’un outil permettant d’associer des tâches à des moments précis, et d’organiser ainsi son temps. Notre temps est précieux, à nous donc d’en prendre possession !

À ce stade de la lecture du blog, tu dois avoir testé la méthode des To Do List. Désormais, pour aller plus loin, nous allons coupler ces listes avec ton emploi du temps.

Malgré la grande utilité d’utiliser un agenda, certaines personnes n’en ont pas ou en font une utilisation limitée (en notant quelques rendez-vous perso par exemple). J’aimerais cependant te démontrer pourquoi tu dois utiliser en utiliser un pour gérer ton temps et ainsi mettre ce temps précieux au service de ta vie.

Se servir d’un agenda pour se rappeler des événements importants

Je l’ai déjà évoqué dans plusieurs articles, le cerveau n’est pas construit pour retenir toutes les informations. Il bénéficie d’une capacité de stockage limitée et il vaux mieux garder cette place pour les choses essentielles.

L’agenda est le parfait outil pour noter toutes ces choses que le cerveau ne devrait pas avoir à retenir (inutile de charger ta tête inutilement) :

  1. Les anniversaires et les fêtes
  2. Les événements familiaux comme les mariages
  3. Ton rendez-vous chez le médecin
  4. La date d’échéance de ton abonnement de sport
  5. etc…

Si tu as l’habitude d’oublier les anniversaires, tu n’as plus d’excuse, note le !

Avoir un agenda pour prendre des rendez-vous

Il est plus facile pour prendre un rendez-vous d’avoir son agenda avec soi. Tu pourras alors regarder quel jour tu es disponible, quel horaire et si ce rendez-vous s’accorde avec d’autres impératifs.

Si tu en as pas, panique à bord, tu risques de :

  • Mettre deux rendez-vous en même temps,
  • Placer le rendez-vous sur une plage horaire qui ne t’arrange pas,
  • Passer pour quelqu’un de désorganisé si tu dois annuler au dernier moment.

Utiliser un agenda pour planifier ses tâches

Un agenda te permet de gérer ton planning efficacement et de visualiser tes plages horaires disponibles. En indiquant à la fois tes rendez-vous mais également tes tâches à faire, tu auras la visibilité des tâches (et rendez-vous) que tu peux prendre en plus. Ou à l’inverse de voir que matériellement tu ne peux pas te rendre à 50km de ton travail mardi pour aider une connaissance à déménager. Cette gestion évite de te surcharger ou de prendre des engagements qu’il t’est impossible de tenir (et ce n’est pas un manque de volonté).

Un agenda te permet également d’avoir une vision à la journée mais également à la semaine, au mois et même à l’année.

Mais quel type d’agenda utiliser ?

Première étape : L’analyse

  • Quel outil utilises-tu actuellement pour gérer ton emploi du temps ?
  • Disposes-tu d’un bon vieil agenda qui te suit partout avec toi ?
  • Gères-tu ton emploi du temps à partir d’Outlook ou à partir de Gmail ?
  • Lorsque tu prends un rendez-vous, as-tu pour habitude de le noter directement ?
  • As-tu déjà identifié des failles dans ton organisation ?

Toutes ces questions vont te permettre de faire un état des lieux de ton organisation actuelle et savoir si celle-ci te convient.

Deuxième étape : Vers le changement ?

Afin que tu puisses faire ton choix, je te livre les avantages et les inconvénients à utiliser une version papier ou une version électronique.

L’agenda papier

Les avantages à gérer son agenda sur papier
  • Il est simple d’utilisation : savoir écrire est la seule chose dont tu avez besoin ;
  • Accessible : pas besoin de tablette, portable ou ordinateur, votre agenda papier est à portée de main (même pas besoin d’une connexion internet) ;
  • Personnalisable : à toi d’ajouter couleurs, stickers, dessins si tu souhaites faire de cet outil une vraie oeuvre d’art ;
  • Il permet une meilleure mémorisation : c’est bien connu, écrire permets de mieux mémoriser.
Les inconvénients à gérer son agenda sur papier
  • La version papier n’a aucune fonctionnalité : pas de possibilité de partager ton agenda avec ton équipe, ni de demander des rappels automatiques ;
  • Le manque de flexibilité : tu ne peux pas modifier sans faire de ratures après une annulation de rendez-vous, ni ajouter une tâche à 23h car ton planning papier indique souvent des plages horaires limités. Tu souhaites planifier un rendez-vous pour l’année prochaine mais tu n’as pas encore acheté l’agenda de l’année d’après ? Dommage !
  • Il peut être encombrant : il faut avouer que se trimbaler son agenda papier sur toi constamment (quand tu es un homme, tu dois avoir une mallette constamment avec toi, quand tu es une femme, tu dois adapter ton sac à main à la taille adéquate) ;
  • C’est payant : on peut en trouver à petit prix mais cela reste un passage obligatoire.

Tu peux trouver des agendas papier dans de nombreux magasins, comme à la FNAC , ainsi qu’en papeterie. Tu y retrouveras le bonheur de sentir l’odeur du papier neuf !

L’agenda électronique

Les avantages à gérer un agenda digital
  • Les rappels et les partages : si tu souhaites que Marie, ton assistante communication voit tes disponibilités pour planifier des points réguliers, c’est possible. Si tu souhaites que ton mari/ ta femme ait accès à ton agenda pour vous planifier des rendez-vous perso, tu peux aussi. Merci également à cet outil électronique de m’avoir rappelé qu’aujourd’hui c’était l’anniversaire de ma tante Françoise ;
  • La planification à long terme : pas besoin d’acheter l’agenda de l’année d’après, tout est à ta portée ;
  • La possibilité d’en gérer plusieurs à la fois : ton perso et ton pro, par exemple
  • La gratuité : il n’y a pas de petites économies
  • Accessible partout sur son smartphone : pratique !

On peut citer comme exemple Google Calendar, ou encore le calendrier Outlook.

Les inconvénients à gérer un agenda digital
  • La visibilité de l’agenda électronique sur son téléphone n’est quand même pas géniale, il faut avouer qu’il faut de bons yeux ;
  • Il faut avoir une connexion internet si on souhaite ajouter des rendez-vous (attention : même pas besoin d’internet pour consultation) ;
  • Un peu moins personnel (tu ne pourras pas ajouter la photo de ton chat sur la couverture, par exemple) ;

J’espère avoir répondu à ta question “pourquoi avoir un agenda”, et c’est maintenant à toi de choisir ce qui te convient le mieux en fonction de tes besoins mais ne fais pas de doublons (oui, oui je te vois toi qui utilise un agenda papier + un agenda électronique ) !

N’hésite pas à partager ton expérience en commentaire ♠

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