Les clés d'une organisation efficace : image de l'article de Conseils productivité
ORGANISATION

Les clés d’une organisation efficace

Les clés d’une organisation efficace ❓

On parle beaucoup organisation par ici. Les articles se suivent, et je te l’accorde, il n’est pas toujours simple d’aller lire tous les articles pour faire ressortir les principaux conseils que je donne. Cet article aura donc vocation à être récapitulatif des principaux conseils en matière d’organisation que j’ai déjà donné. Voici donc dans cet article mes clés pour une organisation efficace. Evidemment, l’article n’a pas vocation à être exhaustif car être organisée c’est un ensemble d’éléments. Il aura au moins le mérite de condenser les principales méthodes que j’utilise pour être efficace et efficiente.

Bonne Lecture ♥

Les clés d'une organisation efficace

Les clés d’une organisation efficace

CLÉ N°1 : SE FIXER DES OBJECTIFS TRIMESTRIELS

La base de mon organisation réside dans la fixation d’objectifs trimestriels. Je parlais dans un article que vous trouverez ici , comment se fixer des objectifs claires, mesurables et atteignables, pour les atteindre.

C’est donc, pour moi, LA première étape. Nous sommes début février et j’ai donc identifié MON objectif pour Janvier/ Février/ Mars que j’ai décomposé en 3 sous-objectifs.

Cette première étape me sert à avoir une feuille de route pour le trimestre. Ainsi, chaque action, chaque objectif mensuel ou hebdomadaire sert à la réalisation de mes objectifs à plus long terme et me rapproche chaque jour un peu plus de ce que je souhaite accomplir 🤓

CLÉ N°2 : UTILISER LES TO DO LIST

Il faut impérativement avoir un système centralisé pour toutes les tâches que tu dois accomplir: qu’elles soient professionnelles ou personnelles. Personnellement, je te l’ai déjà dit, j’utilise TRELLO.

Toutes les tâches (petites, grandes, personnelles, professionnelles) sont dans cet outil. Si je pense à quelque chose (faire des courses, appeler le garagiste par exemple), je le note directement dans mon trello avec la date limite de réalisation.

J’utilise TRELLO car je peux l’utiliser de mon ordinateur mais également avec mon smartphone, que je sois connectée à Internet ou hors connexion📱💻.

J’utilise également TRELLO car cet outil me permet d’opérer un classement de mes listes : j’ai une liste par client, une liste calendrier éditorial pour toutes mes idées relatives au contenu que je donne gratuitement (par mes articles, ma newsletter etc…), ainsi qu’une liste personnelle.

Je fixe ensuite (grâce à mes objectifs trimestriels et à mes listes sur TRELLO) mes tâches mensuelles, hebdomadaires et quotidiennes. Avec cette méthode:

  • Je ne perds pas mes objectifs long terme de vue : je ne m’occupe donc pas uniquement de mes tâches urgentes et des petites tâches du quotidien
  •  Tu es certaine de ne rien oublier puisque tu as UN SEUL système de centralisation de tes tâches et tu connais les dates limites de réalisation
  • Je revois chaque semaine mes objectifs pour me permettre d’ajuster le cas échéant en fonction des nouvelles priorités.

CLÉ N°3 : DÉFINIR SES 3A

Oubliez les TO DO à rallonge et les TO DO anxiogènes . Chaque jour, (ou plutôt la veille quand je fixe mes tâches pour le lendemain), je liste les tâches devant impérativement être faites et celles que je souhaite accomplir. J’essaye d’être raisonnable dans le nombre de tâche. Mais surtout, je me fixe mes 3A. Mes 3A, ce sont mes tâches prioritaires. Ce sont les tâches qui me font avancer sur mes objectifs trimestriels, les tâches qui sont importantes pour moi et celles qui me donneront une entière satisfaction une fois qu’elles seront accomplies.

Ces tâches, je les fais le matin (car c’est le moment où je suis la plus productive). Et je commence ma journée par l’accomplissement de ces tâches. Je sais d’ores et déjà qu’à la fin de la journée (même si je n’ai pas eu le temps de terminer ma TO DO LIST) que j’aurai accompli le plus important pour moi et que le reste est accessoire.

Même en étant débordée de tâches urgentes, c’est un système que tu peux adopter ! Nous n’avons que 24 heures dans une journée, et le plus souvent 8,9 ou 10 heures pour réaliser des tâches professionnelles. Tu sais donc déjà que tu ne pourras pas accomplir TOUT ce que tu dois faire. Te faire une TO DO LIST de 25 tâches est impossible, tout ce que tu vas gagner c’est du stress.  Tu sais d’ores et déjà que matériellement tu ne pourras pas accomplir tout ça. En accomplissant uniquement les tâches urgentes, tu passes à côté des objectifs de fond primordiaux pour ton activité, ou l’entreprise pour laquelle tu travailles.

Alors petit conseil d’amie : Si vraiment tu n’as que des tâches urgentes à accomplir chaque jour qui te prennent tout ton temps. Tu dois impérativement en parler à ton employeur ou si tu es indépendante : déléguer ou réduire ta charge de travail.

CLÉ N°4 : UTILISER LE TIME BLOCKING

Une fois mes tâches fixées, je quantifie le temps que chaque tâche va me prendre. Cette étape me permet d’éliminer des tâches qui ne seront dans tous les cas pas possible de réaliser dans la journée.

Ensuite, je place les différentes tâches dans mon agenda, comme si c’était des rendez-vous.

Je sais ainsi quelle tâche je dois effectuer au fil de la journée, sans me poser de question.

Evidemment, il y a la théorie et la réalité, je peux être dérangée par une collègue, un client, un appel, une urgence de dernière minute. J’inclus donc dans mon agenda des plages “off” pour ne pas organiser ma journée à flux tendu. Organiser sa journée à flux tendu est source de stress si la journée ne se déroule pas comme prévu.

On est tous d’accord, je crois, pour dire qu’une journée se déroule très rarement sans encombre !

CLÉ N°5 : UTILISER LE BATCHING

Autre technique pour une organisation efficace que j’utilise est le batching. Cette technique consiste à regrouper les tâches que vous devez effectuer par lots. Ainsi, tu regroupes les tâches similaires et tu les effectues les unes après les autres. Par exemple, au lieu d’expédier les commandes de tes clients au fur et à mesure que tu les reçois, tu les envoies toutes en même temps. Ou bien, au lieu de répondre à vos mails au fur et à mesure de leur réception, tu te fixes un créneau horaire pour répondre à tes mails.  Le batching est donc l’inverse du multitasking, 

C’est une technique que j’utilise pour plusieurs choses, et notamment:

  1. La rédaction de mes articles (j’essaye d’en rédiger 2/3 dans une matinée),
  2. La publication sur les réseaux sociaux (je rédige tout à l’avance et programme mes publications),
  3. La lecture et les réponses à mes mails (2 fois par jour pendant 30 minutes environ).

Cette technique me permet de gagner en temps et en efficacité ⌛️.

CLÉ N°6 : SE CONCENTRER GRÂCE AU POMODORO

Ma journée étant organisée, je prend chaque tâche une après l’autre et coupe les distractions au maximum (portable en mode avion pour l’extrême ou simplement portable en mode silencieux). Pour que chaque tâche soit réalisée dans le temps imparti (si j’ai bien fait mon travail d’estimation), j’utilise la technique du pomodoro. Je mets donc mon minuteur et ferai une petite pause lorsque le minuteur sonne.

⚠️ Récapitulatif :

  • Fixe-toi tes objectifs pour le trimestre pour te projeter,
  • Gère rigoureusement tes TO DO LIST,
  • Donne-toi 3 tâches principales pour la journée et commence par ces 3 tâches,
  • Estime le temps des tâches et inscris-les comme des rendez-vous dans ton agenda,
  • Regroupe les tâches similaires,
  • Coupe tes distractions et met toi un minuteur
  • N’oublie pas de faire des pauses.

J’espère que cet article qui te donne mes clés pour une organisation efficace t’aura plu !😁

➡️ Partage-moi en commentaire quels sont tes clés à toi pour t’organiser efficacement ou me poser tes questions si tu en as !

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4 Comments

  • Reply
    virginie
    4 février 2020 at 16 h 43 min

    ALors je veux ta technique pour écrire 2 à 3 articles par matinée waouh!!!!
    mon problème c’est effectivement de me mettre trop de choses à faire dans une journée je vais essayer les 3A. Merci pour l’astuce

  • Reply
    Irene de mon agenda bien etre
    4 février 2020 at 22 h 01 min

    Merci Amélie pour ta synthèse de tes bons conseils! Ce récapitulatif nous fait gagner du temps. J’ai aussi testé et remarqué que de traiter des tâches importantes mais non urgentes AVANT les tâches urgentes mais non urgentes, m’aide afin de ne pas me mettre un stress supplémentaire car inéluctablement elle deviendra urgente…De plus garder en tête des tâches importantes en tête, sans les traiter apporte un sentiment de malaise. Bref rien de bon pour notre confort. Merci encore

  • Reply
    Irene de mon agenda bien etre
    5 février 2020 at 13 h 50 min

    Merci Amélie, super article! Tu as raison, cette synthèse nous permet de gagner du temps maintenant et surtout pour demain.

  • Reply
    Irene de Mon Agenda Bien Etre
    7 février 2020 at 14 h 54 min

    Merci pour cette synthèse Amélie ! La gestion de son temps est la clé pour pouvoir prendre soin de soi ! Autre astuce qui m’apporte plus d’efficacité…Commencer par les tâches importantes mais pas urgentes, cela permet de ne pas les gérer plus tard en….Urgence 🤣 avec le stress en plus !

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