ORGANISATION

Mieux s’organiser avec le Time blocking

J’ai toujours été organisée depuis petite. Je me souviens encore du nombre de post-it, de carnets, de stylos que j’ai épuisé pour m’organiser lorsque j’étais à l’école ✏️.  Planning de révision, TO DO LIST (et oui elles étaient déjà là) et j’en passe. Puis lorsque j’ai commencé à travailler en tant que salariée, j’avais également mes listes de choses à faire, mes techniques pour me concentrer et avancer rapidement.

time blocking

Le Time Blocking

Cependant, mon problème était le suivant : j’étais beaucoup trop ambitieuse sur les tâches que je pouvais réaliser dans une journée. Ambition, optimisme peu importe, le fait de ne pas terminer les tâches me générait un stress de folie. Et tout ça commençait à devenir complètement improductif.

De salarié à entrepreneure. Déjà très stressée en qualité de salariée dû à mon implication dans les entreprises dans lesquelles j’ai travaillé, je ne t’explique pas lorsque je me suis lancée en indépendante. Ne pas terminer mes TO DO LIST était un cauchemar. J’en rêvais littéralement la nuit 🌙 et j’avais l’impression que ma vie en dépendait.

Se mettre la pression toute seule, vous connaissez ?👁

Heureusement, peu de temps après avoir commencé l’entrepreneuriat, j’ai découvert le Timeblocking. Cette technique pour mieux s’organiser, je vous en ai déjà parlé ici, mais elle m’a vraiment changé la vie.

Si toi aussi tu te demandes à la fin de ta journée où est passé ton temps, cette technique est faite pour toi !

C’est quoi le Time blocking ?⏳

Le Timeblocking est une technique d’organisation pour mieux s’organiser consistant à planifier ses tâches dans son agenda, comme tu pourrais le faire avec des rendez-vous.

Mais encore ?

Je t’explique le topo :

  1. Tu as ta TO DO LIST hebdomadaire prête et désormais tu dois répartir tes tâches sur les jours de la semaine,
  2. Tu fais tes TO DO quotidienne en estimant le temps que chaque tâche va te prendre,
  3. Puis tu prends CHAQUE tâche et tu les places comme des rendez-vous dans ton agenda (c’est cette étape qui est appelée le Time Blocking).

En bref, un Time block est une tâche unique qui a une heure de début et une heure de fin. Il s’agit d’un rendez-vous avec toi-même. Tu as l’habitude d’indiquer tes rendez-vous type « rendez-vous avec Monsieur X » à 11h ? Tu n’as plus qu’à le faire également avec l’ensemble de tes tâches !

Cette technique est l’appui idéal pour la réalisation de tes objectifs et donc le succès dans tes projets !☄️

Les avantages du Time blocking pour mieux s’organiser

Le Time blocking présente plusieurs avantages :

Être réaliste sur le nombre de tâches que tu peux faire dans ta journée

En ayant estimé le temps que chaque tâche te prends et en les mettant concrètement dans ton agenda, tu ne pourras que constater toi même que matériellement tout ne peut pas rentrer. Le temps est une ressource limitée et tu dois apprendre à établir tes propres priorités pour faire des choix dans ce que tu dois faire.

Se fixer des limites de temps

Le Time Blocking m’aide beaucoup à me discipliner. Je m’explique : lorsque je n’ai pas une heure de début et une heure de fin, j’ai tendance à me dire que j’ai la journée pour faire telle ou telle chose et mon esprit commence à vagabonder. Lorsque je sais que de 8h à 10h, je dois finir d’écrire un article entier, je sais qu’à 10h, je devrais enchaîner avec une autre tâche et que je ne pourrai plus revenir sur celle-ci. Un peu comme pour les rendez-vous : si tu sais que tu as rendez-vous à 11h00 chez le coiffeur, et que tu arrives à 11h15 parce que tu t’es laissée dépasser par le temps, tu seras en retard ou même pire  ! Ton coiffeur aura peut-être pris quelqu’un à ta place.

C’est pareil dans ton business !

Ne pas se poser de questions sur le déroulement de sa journée.

Le dimanche soir, je planifie ma semaine. Je sais donc précisément quelles tâches je dois effectuer chaque jour de la semaine. C’est sécurisant ! Je ne me pose pas de questions et ne perd pas de temps à savoir ce que je vais bien pouvoir faire le matin en me levant. Certains pourraient penser que je suis trop routinière mais ce n’est pas une question de routine, il s’agit d’un procès d’organisation très puissant qui permet de ne pas perdre de vue ses objectifs.

Avoir une vision du temps accordé à chaque objectif 🕜

Cette technique est également un fort appui lorsque tu feras le point chaque semaine sur tes objectifs ! En effet, elle te permettra de savoir précisément avec quelles tâches tu as occupé ton temps cette semaine et à ajuster le cas échéant.

➡️Tu n’as jamais le temps de prendre du temps pour toi ? Utilise la technique du Time Blocking et tu pourras voir quelles sont les tâches que tu pourrais supprimer ou diminuer pour t’accorder un moment pour toi.

➡️Tu n’as pas eu le temps de suivre ta formation que tu as payé 2000 euros il y a 6 mois ? Avec le Time blocking, tu t’apercevras peut être que c’est normal car tu passes en réalité trop de temps en rendez-vous client ou au téléphone. Une meilleure gestion de tes rendez-vous te permettrait de te dégager suffisamment de temps pour suivre cette fameuse formation.

Mes conseils pratiques pour mieux s’organiser avec le Time blocking

Se laisser respirer

Je te l’ai déjà dit plusieurs fois dans les articles liés à la gestion de son agenda : surtout laisse-toi respirer ! Ce n’est pas parce que tu utilises le Time blocking que tu dois planifier ta journée à la seconde près. Une journée est toujours faite d’imprévus, qu’ils soient professionnels (un appel important d’un client, une tâche urgente à effectuer non prévue par exemple) ou personnels (mal de tête, ou son enfant qu’on doit chercher à la crèche parce qu’il est malade, par exemple).

Planifier sa journée au millimètre engendra beaucoup de frustration en cas d’imprévus ! Alors n’oublie pas de te laisser des plages libres et planifie uniquement tes tâches les plus importantes.

Prend en compte ta faculté de concentration 🤓

Planifier ses tâches nécessite d’avoir une certaine connaissance de sa faculté de concentration. Pourquoi ? Parce que tu dois être capable de savoir combien de temps tu peux passer sur telle ou telle tâche. Il ne sert à rien de te prévoir une tâche de 2 heures dans ton agenda si au bout d’une heure tu sais pertinemment que tu auras envie de switcher.

Se connaître prend du temps alors fais ce que tu peux au début et tu pourras toujours ajuster. Cette technique a le mérite également de te pousser à connaître tes forces et tes limites.

Mais aussi tes créneaux de productivité 👍

Chaque personne est différente sur les créneaux de productivité. Pour ma part, je suis bien plus productive le matin, plutôt que le soir. Je me prévois donc mes tâches les plus importantes le matin. Ainsi, je sais qu’à midi, ma journée n’est certes pas terminée mais je suis satisfaite d’avoir finalisé les tâches qui me font avancer dans mon business. Peut-être que toi, ton cerveau sera plus créatif le soir car le matin tu marches au radar et que tu mets du temps à émerger. Pour cela, encore une fois, tu dois apprendre à te connaître et à tester et expérimenter. Attention cependant, parfois tu CROIS être plus productif l’après-midi alors qu’en réalité si tu avais un sommeil plus réparateur (voir mon article sur mon rituel du soir), tu constaterais que tu es bien plus productif encore le matin.

Ne planifie pas tes tâches trop à l’avance ✅

Planifier ses tâches un mois à l’avance est utopiste ! Tu peux avoir eu mille modification de planning entre temps et tu devras recommencer à zéro constamment. Le bon timing est, selon moi, de planifier ses tâches le dimanche pour la semaine à venir. Cela te donnera une vision globale de ta semaine. Mais aussi te permettra de faire des ajustements le cas échéant pour que tes tâches importantes figurent bien dans ton planning.

Maintenant c’est à toi de tester le Time Blocking ! Il suffit de passer à l’action ! 🔛

▶️ Tu connaissais le Time Blocking pour mieux s’organiser ? Tu as déjà essayé de le mettre en place ?

Tu es à la recherche de techniques pour mieux t’organiser ? Va voir les autres articles du blog.

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7 Comments

  • Reply
    Aline
    3 mars 2020 at 8 h 45 min

    Contrairement à toi, j’ai toujours été désorganisée 🙂 Du coup, j’utilise beaucoup les to do lists pour m’aider à mieux gérer les différentes tâches et surtout me souvenir que je dois les faire ! Je ne pratique pas le time blocking car je trouve qu’avec l’expérience on sait si notre liste est réaliste ou non. Mais j’imagine que le jour où je ne suis plus salariée et où j’ai des journées entières devant moi à organiser, ça pourra m’être utile !!

  • Reply
    Johanna Andria
    3 mars 2020 at 9 h 26 min

    Bonjour Amélie,
    Merci pour ce récap efficace sur le time blocking ! Je trouve que cette technique est particulièrement utile pour effectivement prendre rendez-vous avec soi-même pour les tâches importantes et pas urgentes, celles que nous laissons facilement de côté pour l’urgent (ex: La formation à distance que tu as payée des milliers d’euros pour enfin changer de vie 😉). là, on est sûr de ne pas oublier d’y consacrer du temps et d’avancer.

  • Reply
    Sophie
    3 mars 2020 at 10 h 34 min

    Merci pour cet article ! Je commence justement à utiliser la technique du time blocking et ça fonctionne 🙂

  • Reply
    Heureux Tout Simplement
    3 mars 2020 at 12 h 57 min

    Bonjour Amélie,
    Nous aimons aussi cette méthode de time blocking. Nous l’utilisons pour l’organisation des to do listes professionelles mais aussi au niveau de la vie de famille. Pour des tâches ménagères avec nos filles (ça leur montre le début et surtout la fin !), des “réunions” de budget, mais aussi du temps pour soi et en couple.

  • Reply
    Manal
    3 mars 2020 at 13 h 33 min

    Bonjour,
    Quel article intéressant. Avec ma vie très speed au quotidien, tous ces conseils me semblent importants pour m’organiser différemment. Même si j’ai l’impression d’être organisée, je peux toujours m’améliorer et avec ces conseils je pense que je vais optimiser davantage mes journées.

  • Reply
    Barbara
    3 mars 2020 at 15 h 13 min

    Je suis d’accord c’est une chose qui m’a cause beaucoup de stress et de retard de planifier trop a l’avance. J’en ai souvent envie 😉 mais ça ne me réussi pas.

  • Reply
    Pierre-Favre
    3 mars 2020 at 15 h 35 min

    S’arranger pour rendre compatible les moments où l’on est productif et ceux où l’attention est à son maximum permet de placer les moments de détente ou de travail qui nécessite moins d’attention, sans pour autant s’épuiser.

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