Gestion efficace d'un agenda
ORGANISATION

La gestion optimisée de ton agenda

Image "la gestion optimisée de ton agenda"Hello tout le monde ♠

Maintenant que tu sais pourquoi tu dois absolument utiliser un agenda,  voyons plus en détails comment faire une gestion optimisée de ton agenda.

La planification

Commence par prendre ton agenda en vision annuelle et note tous les anniversaires et événements déjà prévus pour les prochains mois, pour être certain de ne rien oublier (le mariage de juillet, le baptême de juin, l’anniversaire de mamie en novembre et le rendez-vous annuelle chez le dentiste).

Après ce premier remplissage, tu peux gérer ton agenda en vision hebdomadaire. Pour ma part, chaque dimanche soir, j’organise ma semaine avec mes différents rendez-vous, et je me fixe mes “déjeuners business” pour continuer à faire du réseau mais également me créer des opportunités.

Puis la dernière étape consiste à revoir son agenda chaque soir pour le lendemain et c’est à ce moment que j’ajoute mes tâches.

Tu as donc 3 étapes :

  1. Première étape : mettre ton agenda en vision annuelle et noter les événements/ rendez-vous déjà prévus
  2. Deuxième étape : gérer son agenda à la semaine en notant les rendez-vous pris
  3. Troisième étape : regarder chaque jour son agenda et y indiquer les tâches à faire (grâce à notre TO DO LIST).

Le contenu

Des rendez-vous et des tâches

La planification mensuelle et hebdomadaire permet de prendre facilement ses rendez-vous, et d’insérer les événements importants.

Mais un agenda sert surtout à la gestion de tâches. Je t’expliquais dans les articles relatifs à la TO DO LIST qu’il ne faut pas insérer plus de tâches que nous disposons de temps dans la journée. Comment l’estimer ? En accordant un temps spécifique à chaque tâche et l’inscrire comme un rendez-vous dans son agenda.

Par exemple :

Voici ma journée du mercredi 14 août :

  • Rendez-vous CCI de 9h à 10h30
  • Rédaction d’un article de 10h30 à 12h (cette tâche me prenant environ 1h30)
  • Déplacement pour me rendre à mon déjeuner (12h-12h30)
  • Déjeuner Réseau de 12h30 à 14h

gestion agenda

Des couleurs pour plus de lisibilité

J’utilise également plusieurs couleurs pour remplir mon agenda :

  • Une couleur par société cliente
  • Et la couleur Jaune pour mes activités perso

Tu peux également utiliser une couleur pour tes tâches et une couleur pour tes rendez-vous.

Ne pas oublier tes plages libres

N’oublie pas de te laisser des plages libres. Pourquoi ? Une journée est ponctuée d’imprévus (souviens-toi de la loi de Murphy), si ton agenda est rempli à 100%, tu ne pourras pas terminer ta do list, tu risques d’être frustré et d’avoir un sentiment d’insatisfaction. Les imprévus font partie de la vie 🙂

Deux manières de faire :

  1. Première solution : tu te fixes une plage libre de 1h ou 2h en indiquant “plage libre”. Cela te permettra de réajuster tes tâches de ta do list si tu as eu des imprévus et de pouvoir les décaler dans cette plage libre. Aucun imprévu ? Tu peux utiliser cette plage pour avancer sur tes tâches du lendemain ou te prendre une vraie pause dans ta journée si tu en ressens le besoin
  2. Deuxième solution : estimer le temps de chaque tâche de manière plus large. Ecrire un article te prend généralement 1h ? Indique 1h30 pour te donner plus de latitude.

N’hésite pas à partager ton expérience en commentaire ♥

 

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