J'expérimente l'inbox zéro & je reprends le contrôle de ma boite mail_Conseils productivité
ORGANISATION

J’expérimente l’Inbox Zéro

J’expérimente l’Inbox Zéro: Mon retour !

Votre boite mail ressemble à ça:

  • 50 mails non lus,
  • 125 mails dans votre boite de réception,
  • Des newsletters que vous ne lisez jamais?

ahaha bienvenue sur Conseils Productivité les filles, vous êtes en bon endroit !

mon expérimentation de l'inbox zéro

Mon expérimentation de l’inbox zéro

La méthode de l’Inbox zéro, comme son nom l’indique, consiste à n’avoir aucun mail dans sa boite de réception et d’avoir un système de traitement efficace. Si ça te semble totalement inimaginable, rassure toi, il y a quelques mois encore, j’étais dans ton cas.

Cette méthode, je l’ai déjà expérimenté il y a plusieurs mois. Puis avec le temps, je me suis laissée complètement débordée et ma boite mail est devenu de nouveau un joyeux bazar.

La semaine du 2 mars, je décide de me reprendre en main et surtout de reprendre le contrôle de ma boite mail. L’occasion pour moi de tester de nouveau cette méthode, et de vous faire un retour.

Alors, c’est parti, on embarque ! 

Mon point de départ

Avant de te parler de ce que j’ai expérimenté, partons du point de départ. Je suis de nature organisée, j’ai conscience donc que mon point de départ n’est peut-être pas le tien mais rassure-toi, rien n’est impossible.

Le lundi 2 mars au matin, en ouvrant ma boite mail, j’avais donc : 70 mails dans ma boite de réception, 12 non lus dont quelques newsletters. Voir ce nombre de mails augmenter au fil des semaines, sans avoir la volonté de traiter le problème, commençait à devenir anxiogène.

Mes principales angoisses étaient:

  1. La Peur d’avoir loupé un mail important et urgent,
  2. Un encombrement de ma zone de travail,
  3. Et enfin, une absence de visibilité sur les mails qu’ils me restaient encore à traiter.

Le pire dans tout ça, c’est que je connais la technique ! Cependant, on a beau connaître tout un tas de méthode, nous sommes humains et l’humain peut se laisser déborder, être pris d’un sentiment de flemme profonde ou de découragement et reporter les tâches à plus tard.

Est-ce que tout ça est mal? Non, tant que la période ne dure pas trop longtemps et qu’elle ne vous empêche pas d’accomplir vos objectifs! 

1. Désencombrez la boite de réception

On n’y échappe pas, pour arriver à plus de clarté, il faut mettre le nez dans TOUS les mails de ta boite de réception. C’est la tâche la plus chronophage qui soit au monde (j’exagère à peine). J’ai littéralement mis 2 heures pour supprimer ou classer l’ensemble de mes 70 mails. Je peux vous dire, qu’après ça, je suis un peu vaccinée pour quelques mois. Je n’ai plus du tout envie de me laisser déborder (mais attention, ces choses là arrivent très vite).

Voici les différents tri que j’ai opéré:

  1. Désabonnement des 2 newsletters que je ne lisais absolument jamais, par manque d’envie (plutôt que perdre du temps à supprimer chaque mail, autant se désabonner)
  2. Archivage et classement des mails importants et traités que je souhaite conserver (pour ma part, comme je vous l’indiquais dans l’article “Réduire le nombre de mails reçus“, j’ai plusieurs dossiers dans gmail que j’ai crée avec des couleurs différentes).
  3. Suppression des mails traités et non importants.

Exemple de dossiers que vous pouvez créer:

  • Exemple 1: Un dossier pro et un dossier perso
  • N° 2: Un dossier “Traité” et un dossier “à traiter”
  • Exemple 3: Un dossier par client
  • N° 4: Un dossier par thématique (“coaching”, “newsletter”, “client X”, “site internet” etc…)

2. Je m’occupe des mails non lus

Après ce tri, il me restait dans ma boite de réception uniquement mes 12 mails non lus.

Douze mails non lus, ça parait peu. Mais j’avoue qu’après 2 heures de suppression et classement, je suis moyen motivée à lire ces 12 mails mais il le faut.

Sur ces 12 mails, j’ai dû faire plusieurs actions selon la catégorie du mail

  1. Pour les mails à caractère informatif: soit suppression (si l’information n’est pas importante), soit classement (si, à l’inverse, l’information est importante),
  2. Pour les mails à traiter :
      • soit l’action me prenait 5 minutes et j’ai traité le mail puis je l’ai classé
      • soit la tâche à faire me prenait plus de 5 minutes et l’action est venue rejoindre ma TO DO LIST qui correspond.

YOUPI après cette deuxième étape: ma boite de réception est à ZÉRO (mais ça n’a pas duré longtemps ahaha)

3. Construire un système efficace de traitement des mails

C’est bien joli d’avoir une boite de réception à zéro pendant quelques minutes, ce qu’il faut surtout c’est ne plus se laisser déborder et trouver un système efficace de traitement des mails.

Mon fonctionnement à moi

Je t’en avais déjà parlé mais voici ma manière de fonctionner:

  1. Je ne consulte pas mes mails au fil de l’eau, la fenêtre de mail est constamment fermé et je me réserve deux créneaux par jour pour ouvrir ma boite mail,
  2. Pendant ce créneau bloqué pour le traitement des mails, j’opère mes deux actions évoquées plus haut:
    • Si le mail est à caractère informatif ==> Je supprime ou je classe
    • Si le mail me donne une tâche à faire: soit je traite si la tâche me prends moins de 5 minutes, soit je met la tâche à faire dans ma TO DO LIST.

Que faire des mails non traités?

Si tu appliques scrupuleusement ma méthode, tu ne seras donc pas à l’inbox zéro puisque dans ta boite de réception, il te restera les mails non traités avec les tâches qui te prennent plus de 5 minutes.

Pour ces mails, tu as deux options:

  1. 1ère option. Tu veux les sortir de ton champ de vision et tu crées un dossier “à traiter” où tu vas les placer,
  2. 2ème option. Tu les laisses dans ta boite de réception et tu ne les classes qu’une fois traités.

Pour ma part, je ne suis pas encore fixée avec le sujet! A la fin de la semaine, j’avais 15 mails dans ma boite de réception. 15 mails qui étaient donc des mails non traités, qui me prenaient plus de 5 minutes. Les tâches ont bien été insérées dans mes TO DO LIST mais j’ai ressenti un peu d’anxiété à l’idée de les voir rester là non traités. Paradoxalement, les voir toujours là est également un rappel qu’il va falloir s’en occuper.

4. Mon retour sur la méthode Inbox Zéro

Les points positifs

J’annonce toute suite la couleur mais les points positifs sont clairement plus nombreux que les points négatifs.

Voici les points positifs (selon mon expérience):

  • Retrouver une sérénité,
  • Me sentir organisée dans le classement de mes mails,
  • Reprendre le contrôle du traitement de mes mails,
  • Mes mails sont rangés, ma tête est désencombrée et laisse place à une nouvelle énergie,
  • Ne plus me laisser déborder par l’arrivée de mes mails.

Les points négatifs

Les points négatifs ne sont pas insurmontables. Pour ma part, en apportant de la souplesse à la méthode de base, je trouve parfaitement mon bonheur. Mais voici quand même, mes points d’accroche:

  • Il est très difficile d’avoir une boite de réception à zéro CHAQUE jour,
  • On peut avoir tendance à se mettre une pression à vouloir atteindre ce zéro à la fin de journée,
  • On peut vite se laisser déborder, il faut donc garder une certaine rigueur.

En résumé

Afin de vous faciliter l’expérimentation de cette méthode, voici les différentes étapes à suivre:

  • Etape 1: Désencombrez!
    • Désabonnez-vous des newsletters que vous ne lisez jamais,
    • Créer des dossiers de classement avec des couleurs,
    • Archivez et classez les mails importants et déjà traités dans vos différents dossiers selon la catégorie.
  • Etape 2: Occupez-vous des mails non lus
    • Supprimer ou classez les mails à caractère informatif
    • Traitez les mails qui prennent moins de 5 minutes
    • Inscrire la tâche à faire si celle-ci prend plus de 5 minutes
  • Etape 3: Construire un système efficace de traitement des mails
    • Ne pas laisser sa boite mail ouverte toute la journée,
    • Se fixer des créneaux dans la journée pour consulter sa boite mail, lire ses mails et les traiter,
    • Traiter ses mails de la manière indiquée ci-dessus: traitement si la tâche moins de 5 minutes et report et planification si la tâche prend plus de 5 minutes.

Voici une petite infographie sur la méthode inbox zéro que tu peux enregistrer :

Infographie_zero inbox_conseils productivité

Alors, prêtes à expérimenter, l’INBOX ZÉRO?

Si tu souhaites partager sur les thématiques d’organisation et de gestion du temps avec d’autres femmes entrepreneures, rejoins le groupe facebook “Happy & Productive” !

Tu souhaites partager l'article?
  •  
  • 9
  •  
  •  
  • 9
  •  

You Might Also Like...

15 Comments

  • Reply
    Nicolas
    17 mars 2020 at 8 h 21 min

    Merci pour toutes ces astuces que je vais expérimenter. Je pense que chacun a sa propre conception du rangement, en fonction de la façon dont il conçoit l’efficacité.
    Mais, je pense, qu’elle est propre à chacun en fonction de sa structure mentale, et de son cerveau.
    On pourrait presque dire “montre moi ta boite mails je te dirai qui tu es !”.
    Merci pour cet article

  • Reply
    Aurélie Betsch
    17 mars 2020 at 10 h 17 min

    Cela fait 6 mois maintenant que j’ai supprimé toutes les notifications de ma boite mail. jJe dois manuellement la mettre à jour pour recevoir les nouveaux messages. Au début c’était une expérience car j’avais lu que ça pouvait aider à rester concentré. Et bien, ça a vraiment marché ! Je ne l’ouvre qu’une fois le matin et une fois le soir dans des plages horaires où je me laisse le temps de traiter tous mes mails. Ça a vraiment changé mon organisation. Non seulement je ne suis plus interrompue (en tout cas pas par ça), mais en plus, je gère beaucoup mieux mes mails. Je ne lis jamais un mail en me disant que j’y répondrai plus tard et en l’oubliant ! Finalement, j’ai fait la même chose pour mes messages (sms, whatsapp, messenger). Je les consulte juste une fois de plus que mes mails. Je sais que s’il y a une urgence on m’appelera.

  • Reply
    Natacha Besel
    17 mars 2020 at 10 h 31 min

    Coucou.

    Wow, j’ai adoré cet article. Je suis une obsédée de l’organisation. Et pour autant, j’éprouve régulièrement des difficultés à rester productive. J’ai voulu lire cet article car je pratique le mail zéro depuis plusieurs années maintenant. Et je suis la preuve vivante que ce n’est jamais acquis. C’est incroyable parce qu’à la même date que toi j’ai décidé de faire un gros tris dans mes mails. Alors ma boîte mail était vide à chaque fois. Le truc. C’est qu’à la base le boîte mail zéro suppose qu’un ait : un dossier archive + un dossier à traiter et une corbeille. J’ai supprimé le dossier à traité pour m’efforcer de traiter les mails. C’est vrai que lorsqu’ils ne sont plus dans mon champ de vision ça me rend zen. Le truc c’est, qu’au final j’oublie de les traiter. Du coup j’ai supprimé le dossier traité. Pareil, vu que j’utilise ce système depuis des années, mon classement était devenu extrêmement complexe. Des tonnes de dossier et sous-dossiers. J’ai donc tout déplacé vers l’unique dossier archives. Pour retrouver un mail, j’utilise la fonction recherche. J’avoue que ça fait drôle au début. J’ai l’impression d’avoir moins le contrôle sur mes documents ainsi éparpillés. Bref, je continue de tester.

    J’adore ton infographie. Elle est top. Je l’ai épinglé sur Pinterest.

    Merci pour la valeur de cet article. J’ai adoré.

  • Reply
    Pierre-Favre
    17 mars 2020 at 10 h 55 min

    Salut Amélie!
    Petite question (qui va sans doute te faire halluciner mais c’est pas grave :-D) pourquoi classer les mails une fois lu?
    En fait je te pose la question parce que ça ne m’étais jamais venu à l’esprit. Une fois que je lu, je les laisses dans la boite de réception. Et si j’ai besoin de les retrouver, soit je les recherche par date, soit je tape un mots clé du mail en question (expéditeur, objet, nom de l’entreprise,…) dans la barre de recherche de ma boite de réception. Mais je passe peut être à coté de quelque chose….

    • Reply
      Amélie CANHAN
      18 mars 2020 at 11 h 12 min

      C’est justement pour avoir l’esprit au clair et ne pas avoir 500 mails dans ma boite mail (même s’ils sont lus). c’est un peu comme un bureau… même si celui-ci est rangé, si tu as plein de dossiers partout sur ton bureau, ton cerveau est encombré et ne laisse pas de place à l’essentiel 🙂 Après c’est une technique personnelle, si pour toi c’est différent ce n’est pas grave! L’important est de trouver SON organisation !

  • Reply
    Sophie
    17 mars 2020 at 12 h 05 min

    Merci pour ces bons conseils ! Je vais utiliser cette période de confinement pour faire le ménage de ma boite mail 🙂

    • Reply
      Amélie CANHAN
      18 mars 2020 at 11 h 11 min

      haha bon courage à toi !

  • Reply
    Valentine
    17 mars 2020 at 15 h 19 min

    Merci pour ces suggestions. Il est vrai que mes boîtes mails débordent souvent…

    • Reply
      Amélie CANHAN
      18 mars 2020 at 11 h 10 min

      Oui tout le monde écrit des mails à tout va aujourd’hui et nous nous laissons souvent débordée par la situation !

  • Reply
    Irene de Mon Agenda Bien Etre
    17 mars 2020 at 16 h 52 min

    Merci pour ces conseils ! Superbe fiche à archiver 🙂 ? Curieuse de nature j’ai tendance à m’abonner aussi à beaucoup de newsletter afin de ne pas perdre une infos. Malheureusement, comme toi le temps (envie) manque pour lire ces news. Donc j’ai décidé, de faire un point mensuel et de me désabonner de celles que je n’ai pas lu 3 fois de suite. Cela me confirme que ce n’est plus ma priorité et que cela ne sert à rien de recevoir les prochaines => 2 avantages : 1/ Je libère de la mémoire sur ma boite mail 2/ Je fais un point sur mes objectifs . Pour ma part je mets en place des “filtres automatiques” ce qui fait que mes “anciens” mails s’archivent dans le bon dossier “de suite” . Par contre, il faut le faire régulièrement pour les nouveaux “abonnements” 🙂 . A bientôt

    • Reply
      Amélie CANHAN
      18 mars 2020 at 11 h 10 min

      Bon courage Irène et je suis d’accord avec toi, moi aussi j’ai tendance à m’abonner à beaucoup trop de newsletters!

  • Reply
    Julie
    18 mars 2020 at 0 h 06 min

    Merci pour ces astuces ! Il faudrait que je m’y mette également car pour ma part c’est un joyeux bazar !

    • Reply
      Amélie CANHAN
      18 mars 2020 at 11 h 09 min

      ahaha bon courage Julie !

  • Reply
    Amandine
    13 mai 2020 at 14 h 44 min

    Autant je pense que ma productivité est à un état correct par rapport à la moyenne (même s’il y a toujours moyen de s’améliorer), autant je pense que ma boite mail est réellement mon gros problème… Et le fait de laisser s’accumuler les mails recule le moment où j’ai envie de m’atteler à cette tâche étant donné que plus j’attends, plus ça va me prendre du temps. J’en suis d’ailleurs arrivée à un niveau certain étant donné que ma boite compte, à l’heure actuelle, plusieurs centaines de mails. Des fois je m’attelle à la tâche mais je n’ai jamais le temps de tout faire et donc, je laisse mon tri “en plan” pour un temps encore indéfini. Et ça devient problématique parce que je passe chaque jour un peu de mon temps avec la fonction “recherche dans mes mails” car je suis incapable de retrouver un mail important dans les dix secondes que ça devrait me prendre… Aurais-tu un conseil pour parvenir à désengorger cette masse abominable ?
    En tout cas, merci pour cet article. Ca me fait prendre conscience à quel point c’est une tâche qui fait tache dans ma productivité.

  • Reply
    Alex
    14 mai 2020 at 15 h 19 min

    Sujet intéressant s’il en est ! Comme Natacha, je ne peux que constater que le résultat de l’Inbox Zéro n’est jamais acquis et demande une vigilance permanente. Mais quel bonheur d’avoir la sensation d’avoir tout trié et de savoir exactement ce qu’il nous reste à faire. La méthode que tu décris partage beaucoup de points communs avec Getting Things Done !

Leave a Reply

DEVENIR PLUS EFFICACE AVEC DES TO DO LIST? ÇA M'INTÉRESSE!