5 conseils pour gérer ses rendez-vous
ORGANISATION

Gestion du temps : 5 conseils pour gérer tes rendez-vous

Gestion du temps: 5 conseils pour gérer vos rendez-vous

5 conseils pour gérer vos rendez-vous

Dans certaines activités, les rendez-vous peuvent prendre une place importante dans l’emploi du temps. Il est donc important de gérer efficacement cette partie pour être productif dans notre journée. La gestion du temps implique de mener la réflexion sur chaque pan de notre activité.

Comment organiser ses rendez-vous pour rester efficace? Je vous livre 5 conseils

Conseil n°1 : Ne pas TOUT accepter

On peut être tenté d’accepter toutes les sollicitations pour :

  1. Développer son réseau,
  2. Trouver un nouveau client,
  3. Faire plaisir à quelqu’un
  4. Etc…

Cependant, accepter TOUS les rendez-vous est catastrophique en matière de gestion du temps. Il faut donc apprendre à dire non. Un rendez-vous peut toujours être reporté à plus tard s’il n’est pas urgent. Je te conseille d’ores et déjà de refuser d’emblée tous les rendez-vous qui sont trop éloignés de tes priorités du moment.

Ensuite, pour savoir dire non, il faut se poser plusieurs questions :

  1. Est-ce qu’il y a un caractère d’urgence ? ou est-ce que le rendez-vous peut attendre un peu ?
  2. Suis-je dans une période calme ou dans une période chargée?
  3. Quel bénéfice vais-je retirer de ce rendez-vous?

S’il est impossible pour toi de dire non à ce rendez-vous, tu peux également te poser d’autres questions :

  1. Est-ce un rendez-vous que je peux déléguer ?
  2. Est-ce possible de travailler de manière asynchrone ? En d’autres termes, est-ce que l’objectif du rendez-vous ne pourrait pas être rempli à distance (travail grâce à un drive par exemple).
  3. Le rendez-vous peut-il être remplacé par un entretien téléphonique (ce qui t’éviterait le déplacement)
  4. La durée du rendez-vous peut-elle être réduite ? contraignant ainsi l’interlocuteur à être plus synthétique
  5. Ce rendez-vous peut-il être fixé pendant la pause déjeuner ? permettant ainsi de faire une pause pour manger ET d’honorer l’entrevue.

Conseil n°2 : Poser un cadre

Lorsque le rendez-vous a été accepté, n’oublie pas de solliciter toutes les informations dont tu as besoin (pour éviter les allers/retours) et notamment :

  • Quel est l’objectif de ce rendez-vous ?
  • Qui sera présent lors de ce rendez-vous ?
  • Quel est l’heure et le lieu de rencontre ?

Une fois les informations de base validées, tu dois impérativement poser une heure de fin. Ainsi, lorsque tu verras que le rendez-vous s’éternise, tu pourras rappeler que vous avez dépassé le cadre fixé et qu’il est temps que tu partes pour te concentrer sur tes autres tâches. J’ai bien conscience que, selon l’interlocuteur, l’exercice est plus ou moins facile. Cependant, je peux te garantir que c’est une technique qui marche à merveille et qui peut montrer à ton interlocuteur ton professionnalisme.

Conseil n°3 : Se fixer des règles

Sans être trop rigide, tu dois te poser certaines règles pour ne pas te retrouver à passer tes journées en rendez-vous.

Je parie que tu ne veux pas que ton agenda ressemble à ça ?

Gestion du temps: les rendez-vous

Si tu veux éviter ça, il existe plusieurs astuces :

  1. Fixer ses rendez-vous à l’heure du déjeuner pour faire d’une pierre deux coups,
  2. Planifier un rendez-vous à l’heure où on est le moins productif (pour moi, il s’agit du début d’après-midi),
  3. Ne pas se prévoir des rendez-vous chaque jour (les rendez-vous prennent beaucoup d’énergie, un temps de préparation, et parfois un temps de transport),
  4. Se prévoir dans l’idéal une journée par semaine dédié aux rendez-vous,
  5. Grouper vos rendez-vous (cela permet de faire une fois le trajet et pas plusieurs fois, mais également d’avoir une excuse lorsque le rendez-vous s’éternise). Attention cependant à se garder une marge de manœuvre entre deux rendez-vous car il est parfois difficile de couper son interlocuteur dans son explication (et ce n’est pas très professionnel non plus), cela t’évitera d’arriver en retard à ton rendez-vous d’après,
  6. Ne pas fixer de rendez-vous en milieu de journée (privilégie par exemple 11h, 14h, ou 18h).

Conseil n°4 : Rester souple

Un emploi du temps est destiné à évoluer au rythme de nos priorités et de nos urgences à gérer. Il ne faut donc pas être trop rigide et honorer un rendez-vous juste pour le principe alors qu’il est moins prioritaire.

Ainsi, il faut parfois s’autoriser à contacter notre interlocuteur pour déplacer un rendez-vous. Souvent, les personnes se montreront compréhensives et il se peut même que cela les arrange! Attention cependant à ne pas annuler à la dernière minute, un délai de prévenance est toujours apprécié dans ces cas là et plus tu t’y prendras en avance, mieux cela se passera. De plus, attention à ne pas reporter sans cesse un rendez-vous avec une personne, il vaux mieux dans ce cas indiquer à l’interlocuteur que nous le recontacterons quand la problématique sera de nouveau au coeur de notre actualité.

Avant de déplacer un rendez-vous, tu peux également :

  • Le raccourcir
  • Proposer un entretien téléphonique
  • Trouver une solution pour que l’interlocuteur ait une réponse à son besoin (en déléguant par exemple ou en lui apportant une réponse écrite).

A toi de trouver un équilibre entre ton professionnalisme et ta gestion du temps!

Conseil n°5 : Un rendez-vous se prépare !

Si tu souhaites être efficace pendant tes rendez-vous, il est primordial que :

  • tu fixes des objectifs clairs et précis à ce rendez-vous : technique qui te permettra de recadrer si le sujet à traiter s’éloigne des conversations (les interlocuteurs doivent repartir soit avec la réponse à leurs questions soit avec un plan d’action),
  • tu prépares le rendez-vous : le contenu ou des questions afin d’être le plus pertinent possible et d’apparaître comme un vrai professionnel aux yeux de ton interlocuteur.

En résumé, tu as donc pris connaissance d’astuces pour gérer efficacement tes rendez-vous dans un objectif de gestion du temps. A toi désormais d’adapter tout ça à ton activité, et de noter les actions que tu peux mettre en place dès maintenant. Tu peux également lire mes articles sur l’organisation !

Si tu rencontres des difficultés dans l’application, que tu as des questions ou que tu souhaites partager ton expérience, n’hésite pas à mettre un commentaire et je répondrai avec grand plaisir ♥

 

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