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Comment rédiger un mail efficace ?

Dans le traitement optimisé des mails, vient obligatoirement l’étape de rédaction d’un mail efficace. Si tu souhaites réduire ton nombre de mails reçus par jour et communiquer efficacement, il faut impérativement connaitre quelques règles de base pour rédiger un mail. Je te livre dans cet article mes conseils pour rédiger un mail efficace : d’un point de vue de la forme, mais également du contenu.

Bonne Lecture ♥

Rédiger un mail efficace : la forme du mailRédiger un mail efficace

La couleur et la police

Tout d’abord, opte pour la simplicité. Le noir est une couleur simple pour rédiger un mail. Je vois parfois passer des mails avec des tas de couleurs, une police illisible ou trop petite (ou à l’inverse trop grosse). Le mail ne doit pas être une oeuvre d’art. La sobriété est la clé lorsque l’on veut être efficace dans ce domaine. Mets-toi à la place de ton interlocuteur à chaque fois que tu rédiges un mail !

Est-ce agréable de recevoir un mail comme ça ?  

La forme d'un mail efficace

La réponse est évidemment NON!

On préfèrerait tous recevoir un mail de la forme suivante : 

La forme d'un mail efficace

Les images

Un conseil que je peux également te donner est de ne pas insérer trop d’images dans ton mail. D’une, parce que tu risques de finir dans les spams de ton interlocuteur. De deux, parce que la lecture devient beaucoup moins agréable. Si tu as des images à envoyer, privilégie la pièce jointe.

Un objet clair

Si tu veux donner envie à ton interlocuteur d’ouvrir ton mail, il faut impérativement être clair sur ta demande dès l’objet du mail.

N’abuse pas des copies

La bonne pratique est de mettre ton interlocuteur en destinataire (celui qui devra faire l’action demandée). Si tu as des personnes à informer, utilise la copie ou la copie cachée, mais n’en abuse pas. Tu n’as généralement pas besoin d’informer la terre entière que tu confies une action à quelqu’un ou que tu réponds à une action.

La signature est indispensable

Encore, dans un souci de clarté, pense à insérer automatiquement ta signature. Tu vas gagner un temps précieux et ton destinataire n’aura aucun doute sur la provenance de ton mail. Tu  peux faire ta signature mail gratuitement sur signature.io.

Personnellement, j’insère également la formule de politesse pour éviter de la réécrire à chaque fois.

signature mail gmail

 

Rédiger un mail efficace : Le contenu du mail

La base : Relis-toi !

On a tendance à envoyer nos mails juste après les avoir écrit. Si tu es de ceux-là, tu as dû déjà, au moins une fois, oublier la pièce jointe et renvoyer un 2ème mail avec un « Oups, c’est mieux avec la pièce jointe ».  Sans compter les fautes d’orthographe qu’on aurait pu éviter en relisant son mail.

La politesse avant tout

Ne commence pas tes mails sans dire, a minima, “bonjour” ! Ton interlocuteur, même si tu passes par la voie digitale, est un humain et la politesse doit être respectée, comme si la demande était faite en face à face.

Un objectif clair

On parlait dans la forme du mail d’indiquer un objet clair. Tu dois également exprimer ta demande clairement si tu veux éviter les allers/retours de mail. Il n’y a rien de pire, en matière de productivité, que les ping-pong interminables de mails. Exprime ta demande avec le plus de précisions possibles. Utilise des bullets points (ou tirets, si tu préfères) pour exprimer tes différentes idées ou les différentes étapes. Ta demande doit être exprimée en début de mail.

Exemple n°1

À NE PAS FAIRE

Mail 1 : Tu trouveras ci-joint mon prochain article sur la gestion des mails.

Réponse 1 :  Merci, que veux-tu que je fasse ?

Mail 2 : Je voudrais que tu le relises et que tu me fasses tes commentaires

Réponse 2 : Très bien mais tu veux ça pour quand ?

Mail 3 : Quand tu peux !

Réponse 3 : Ok c’est fait, je te laisse regarder !

Mail 4: J’ai fait les corrections, peux-tu le mettre en ligne ?

Réponse 4: Oui, je m’en occupe !

Clairement, ces 8 mails auraient pu être évités en formulant clairement la demande.

À FAIRE

Mail 1 : Bonjour Dany, tu trouveras ci-joint mon prochain article sur la gestion des mails. Peux-tu le relire et me faire tes commentaires pour le Mardi 17 décembre au plus tard ? Je ferai les corrections nécessaires et une fois faites tu pourras le mettre en ligne. Pas besoin de me répondre pour m’accuser réception !

Réponse 1 : Bonjour Amélie, j’ai inséré mes commentaires, tu peux aller jeter un œil. J’attends ton feu vert pour la mise en ligne.

Mail 2 : Ok pour la mise en ligne !

Tu peux également utiliser une messagerie instantanée grâce à Hangout, Slack ou What’s App pour les deux derniers mails. À toi de voir ce qui te correspond le mieux !

Exemple n°2

Un autre conseil pour les mails où tu demandes les disponibilités de ton interlocuteur, tu peux :

– Soit envoyer un lien calendly où ton interlocuteur pourra choisir un créneau où tu es toi même disponible pour un rendez-vous,

– Soit donner d’ores et déjà tes disponibilités sur les prochaines semaines pour éviter que ton interlocuteur te donne des dates où tu es indisponible.

À NE PAS FAIRE

Mail n°1 : Je pense que ce serait utile de se faire un point par téléphone en amont de la réunion de travail du 25 septembre. Qu’en penses-tu?

Réponse n°1 : Oui c’est une bonne idée!

Mail n°2: Quelles sont tes disponibilités?

Réponse 2 : Je suis disponible Mercredi 20, Jeudi 21 et Vendredi 22 septembre.

Mail n°3 : A quelle heure?

Réponse n°3 : Je suis disponible que le matin.

Mail n°4 : Ah mince, j’avais de la disponibilité mais que l’après-midi. En réalité, notre point téléphonique est impossible avant la réunion de travail.

Réponse n°4 : Tant pis !

Ici, les deux parties utilisent leurs mails comme une conversation et perdent un temps précieux à écrire ces différents mails: le temps de se remettre dans le sujet et le temps d’écrire le mail en réponse.

À FAIRE

Mail n°1 : Je pense que ce serait utile de se faire un point par téléphone en amont de la réunion du 25 septembre. Qu’en penses-tu?

Je suis disponible pour ma part, le Mercredi 20, Jeudi 21 et Vendredi 22 septembre après-midi. Aurais-tu un créneau à me consacrer sur ces dates?

Réponse n°1 : Ah mince, je suis disponible sur les mêmes dates mais que le matin. Notre point téléphonique sera impossible avant la réunion de travail. Je t’envoie donc un mail récapitulatif dès demain !

Des phrases courtes

Si tu veux être bien compris par ton interlocuteur, fais des phrases courtes. Tim Ferriss conseille également d’utiliser une structure du type « si…alors » afin d’aborder toutes les possibilités pour l’interlocuteur et éviter les demandes de précisions.

Exemple :

« Bonjour Monsieur X, je vous prie de trouver ci-joint ma proposition de programme de formation. Si ce programme vous va, vous pouvez d’ores et déjà accepter le devis que vous trouverez également ci-joint. Sinon, dans le cas contraire, je vous invite à m’appeler pour échanger à ce sujet demain après-midi entre 14h et 18h ».

J’espère que ces conseils auront pu t’aider !

Et toi, quelles sont tes bonnes pratiques pour rédiger un mail efficace ? 

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10 Comments

  • Reply
    Pierre-Favre
    24 décembre 2019 at 8 h 26 min

    Merci pour ces conseils.
    Il me reste une question. J’ai souvent entendu dire qu’il est impoli de commencer une lettre (mais également un mail) par “je”. Et d’une manière général en parlant de soi, même si l’on n’utilise pas le “je”. As tu un avis sur la question? Si oui quelle est il?

    • Reply
      Amélie CANHAN
      24 décembre 2019 at 10 h 05 min

      Si tu souhaites démarcher ou demander quelque chose à quelqu’un il vaux mieux commencer par parler de ton destinataire que de soi 🙂

  • Reply
    Anne-Lise - Grandir en langues
    24 décembre 2019 at 8 h 40 min

    Très intéressant et utile ! 🙂 On est tous concernés aujourd’hui par les mails sans en avoir forcément appris les codes ! Merci 🙂

    • Reply
      Amélie CANHAN
      24 décembre 2019 at 10 h 06 min

      Mais de rien 🙂

  • Reply
    sonnya
    24 décembre 2019 at 9 h 38 min

    J’adore ton article! L’exemple de mail avec couleur et des polices différentes m’aura définitivement vacciné contre cette pratique que j’avais tendance à adopter… Merci pour cette leçon que je n’oublierai pas! Enfin, je me dit depuis un moment qu’il faut que je travaille ma signature de mail – c’est décidé, je l’ai noté sur ma tout doux list. 😉

    • Reply
      Amélie CANHAN
      24 décembre 2019 at 10 h 07 min

      Ah trop bien ! La signature de mail ça fait vachement plus pro et ça finit un mail 🙂

  • Reply
    Julie
    24 décembre 2019 at 10 h 28 min

    Merci pour cet article très concret et très clair sur les faux pas à ne pas commettre.

  • Reply
    Détélina
    24 décembre 2019 at 11 h 53 min

    Merci pour ces conseils Amélie ! C’est très synthétique et clair. Parfois on va trop vite dans l’écriture et l’envoi de nos mails et on peut sous-estimer les règles de politesse.

  • Reply
    Gabrielle
    25 décembre 2019 at 8 h 41 min

    Bonjour et joyeux Noël !
    Merci pour cet article qui me ramène vers le droit chemin 😝 après bon, il y a couleur et couleur je pense. Par exemple, je trouve qu’écrire tout son texte dans une couleur très foncée, si cette même couleur est dominante dans l’image d’entête ou le logo peut être intéressant. Qu’en penses-tu ?
    Et merci pour astuce pour faire la signature ! C’est vrai qu’à chaque fois je perds un temps fou à signer mes mails !

  • Reply
    Amélie CANHAN
    31 décembre 2019 at 16 h 07 min

    hello

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