On rêve toutes d’organiser sa semaine à la perfection. Mais, il y a souvent un décalage entre notre semaine idéale et la réalité.
Est-ce que tu as déjà vécu ça ?
Tu planifies ta semaine. Tu t’es super bien organisée. Et, puis bim une urgence. Bam un imprévu. Et, ton organisation vole en éclats. Rien ne se passe comme prévu. Tu es à deux doigts de continuer au feeling puisque de toute manière ta semaine est fichue.
Si tu as déjà vécu ce moment, c’est que ta problématique n’est pas l’organisation, mais la gestion du temps.
Tu as sûrement une tendance à la surcharge (et ne t’en fais pas, tu es loin d’être la seule).
Alors comment organiser sa semaine quand on est entrepreneure ? Comment organiser sa semaine de travail en évitant la surcharge ?
1) Utiliser son agenda comme pilier dans son système d’organisation
Ton agenda est le second pilier de ton système d’organisation. Après ton gestionnaire de tâches et avant ta do list.
Alors, si tu as tendance à :
- Utiliser ton agenda uniquement pour tes rendez-vous,
- Ou encore avoir un agenda papier et un agenda électronique.
Il va falloir commencer à changer les choses pour retrouver de l’efficacité dans ton quotidien d’entrepreneure.
Pourquoi tu dois arrêter d’avoir plusieurs agendas ?
Si tu utilises plusieurs agendas, tu vas avoir tendance à éparpiller tes obligations. En effet, si tu décides de recopier tes rendez-vous, tu risques d’avoir des pertes. Des oublis et surtout de perdre beaucoup de temps. Il faut donc que tu centralises tes obligations au MÊME ENDROIT.
Idem, si tu utilises un agenda personnel et un agenda professionnel, je te recommande d’arrêter ce fonctionnement qui nous correspond quand on est salarié. Et, qui va vite devenir compliqué à gérer dans ta vie d’entrepreneure. Rappelle-toi que tu n’as qu’une seule vie et que ton statut d’entrepreneure te permet justement de remettre toutes tes obligations en perspective.
Si tu utilises un agenda électronique, tu peux :
- Soit utiliser des couleurs différentes pour tes obligations professionnelles et personnelles.
- Soit, te créer un agenda principal et des agendas secondaires (afin de partager les différents agendas aux personnes concernées sans que cela pose de soucis de confidentialité).
Si tu utilises un agenda papier :
- Tu indiqueras tout au même endroit, le perso et le pro.
Que dois-tu mettre dans ton agenda ?
Ton agenda ne doit pas te servir uniquement à gérer tes rendez-vous. La principale raison est la suivante : ton cerveau a tendance à penser que si tu as du “creux” dans ton agenda, tu es disponible pour un rendez-vous, une réunion, un live ou je ne sais quoi d’autre. Et, lorsque tu es dans ce fonctionnement, tu te places en surcharge et tu n’as plus du tout la place pour remplir tes autres obligations.
Ce n’est pas parce qu’il y a un creux dans ton agenda que tu dois te rendre 100% disponible pour les autres. C’est à toi de maîtriser ton temps et de savoir examiner ta charge de travail.
Ton agenda doit donc non seulement contenir tes rendez-vous, mais également les catégories de tâches à faire dans ton business. C’est ce que l’on appelle le time blocking.
Le time blocking est le fait d’inscrire des blocs de temps dans son agenda afin d’avoir une idée précise des tâches que tu vas devoir effectuer dans ta journée. Tu vas pouvoir optimiser ton temps. Je précise que ces blocs de temps peuvent concerner aussi bien l’aspect professionnel que personnel. Comme les missions clients, ou le Sport (y compris le temps de transport).
Pour organiser sa semaine, utiliser le time blocking est un atout.
Ton agenda ne doit pas être une liste de tâches
Attention, n’interprète pas mal ce que je te dis. Le time blocking te permet d’optimiser ton temps, mais ton agenda ne doit pas être une to do list géante. Toutes les tâches que tu dois faire doivent être indiquées dans ton gestionnaire de tâches, ton agenda, lui permet d’articuler ta semaine en bloc de temps.
L’agenda et le gestionnaire de tâches sont donc complémentaires, mais ont deux utilités différentes. Tu dois donc combiner les deux.
Exemple :
❌ À ne pas faire (visuel de gauche) : utiliser son agenda, comme un gestionnaire de tâches.
✅ À faire (visuel de droite) : utiliser le time blocking dans son agenda.
2) Optimiser son agenda pour organiser sa semaine à la perfection
Maintenant que tu as intégré l’agenda comme un véritable outil dans ton système d’organisation d’entrepreneure, nous allons passer à l’étape d’optimisation.
Utiliser le batching pour gagner en efficacité
Le time blocking consiste à organiser son agenda en bloc de temps. Le batching, lui, consiste à regrouper des tâches similaires pour gagner en efficacité.
Exemple 1 : Au lieu de travailler boite mail ouverte et de traiter vos mails au fur et à mesure, tu peux t’instaurer un créneau “traitement de mails” d’une heure.
Exemple 2 : Au lieu d’établir tes factures au fil de l’eau, idem, instaure un créneau “comptabilité” chaque semaine. Cette technique d’organisation permet d’éviter la multiplication du temps liée aux “mises en route cerveau” et à la logistique.
Exemple 3 : si tu as 4 vidéos à réaliser pour le mois de mai. Est-ce que tu penses être plus efficace en faisant UNE vidéo par semaine ou te réserver une journée entière dans le mois pour réaliser les 4 vidéos ? Clairement, tu gagneras du temps avec la deuxième option, car ton cerveau sera dans la même logique et tu installeras le matériel UNE SEULE FOIS.
GAIN DE TEMPS MAIS AUSSI D’ÉNERGIE ASSURÉE !
Maintenant, c’est à ton tour de réfléchir à quelles tâches tu peux batcher dans ton business !
Construire une semaine type pour organiser sa semaine
On en arrive à mon point favori (youpi) : la semaine type.
Alors, je t’entends de là : mais moi Amélie, aucune semaine ne se ressemble, je ne peux pas construire de semaine type.
FAUX ! 😉
Tout le monde peut avoir une semaine type, il faut simplement l’adapter à :
- Ton activité
- Ta personnalité
- Ton environnement personnel
- Et, ton niveau d’énergie
Avec plus de 100 élèves accompagnés à ce jour (à fin 2021), je peux te dire que des semaines types, j’en ai vu beaucoup et aucune ne se ressemblait.
Ta semaine type doit :
- Comporter toutes les catégories de tâches que tu dois réaliser en tant que CEO (opérationnel ET stratégie)
- Elle doit ensuite respirer (voir point suivant)
- Puis être optimisée en fonction de ton énergie quotidienne (identifie ton chronotype)
- Mais aussi de ton énergie hebdomadaire (par exemple : est-ce que le lundi matin, tu es méga motivée, car tu te sens reposée, où est-ce que tu préfères le mardi matin, car le lundi est une journée de reprise tranquille ?)
- Et, enfin de ton énergie liée à ton cycle féminin (hello le SPM qui t’empêche d’être dans un bon mood pour prendre des décisions par exemple).
Pour tous ces points, il y a un élément clé : tester, ajuster, optimiser et continuer d’apprendre à te connaître, toi et tes fonctionnements.
Une semaine type n’est également jamais figée dans le temps alors fais-en un outil pour avoir une gestion optimale de ton temps.
Absorber les urgences et les imprévus
Bien que le time blocking et le batching soient deux techniques absolument géniales pour s’organiser, tu ne dois pas surcharger ta semaine.
C’est tentant d’organiser toute sa journée ou sa semaine en blocs de temps, mais si tu n’as aucun créneau pour souffler, ta semaine ne sera absolument pas réaliste. Laisse respirer ta semaine. Tes blocs ne doivent pas être accolés. Je te recommande également d’instaurer une zone tampon plutôt en fin de semaine afin de rattraper le retard accumulé au fil de la semaine.
Astuces supplémentaires : place ta zone tampon à un endroit stratégique. Pour être clair, si tu places ta zone tampon le vendredi de 10h à 11h entre deux grosses tâches, il est certain que même si tu n’as pas de retard tu vas travailler durant ce créneau. En revanche, si tu places ta zone tampon de 16h à 18h le vendredi, tu seras plus motivée, car tu pourras partir plus tôt en week-end.
N’oublie pas non plus que selon les activités, nous n’avons pas toutes la même portion de temps maîtrisable. Il y a des activités qui nécessitent d’être plus disponibles pour les clients, comme le métier d’avocat ou d’expert-comptable (par exemple : avec un grand nombre de mails reçus par jour et des sollicitations téléphoniques permanentes).
À l’inverse, les formatrices en ligne sont beaucoup moins sollicitées. Idem, une copywriter qui a deux clients récurrents sera moins sollicitée qu’une copywriter qui a 20 clients récurrents et une équipe à gérer. Il faut donc prendre ce paramètre en compte pour éviter la surcharge.
Construire un code couleur pour organiser sa semaine
On va mettre un peu de pep’s dans ton agenda maintenant. Il y a plusieurs manières de fonctionner pour les couleurs à mettre en place dans ton agenda.
Voici quelques exemples :
- une couleur par “catégories” : je ne suis pas fan de celle-ci, car les semaines ont tendance à être arc-en-ciel et n’ont plus de sens visuellement,
- ensuite une couleur pour les tâches professionnelles, une couleur pour les tâches personnelles
- une couleur pour les créneaux “tâches” (qui peuvent bouger) et une couleur pour les créneaux “rendez-vous” (qui ne peuvent pas bouger)
- Et, une couleur pour le “deep work” (nécessitant une concentration absolue) et une couleur pour le “shallow work” (tâches de moindre importance ne nécessitant pas un haut niveau d’énergie)
3) Récapitulatif pour organiser sa semaine quand on est entrepreneure
1ère étape : Intégrer ton agenda dans ton système d’organisation composé de :
- Ton gestionnaire de tâches (1er niveau)
- Ton agenda (2ème niveau)
- Ta to do list (3ème niveau)
2ème étape : Utiliser ton gestionnaire de tâches pour planifier ta semaine dans ton agenda grâce au time blocking
3ème étape : Réfléchir à comment utiliser le batching et construire ta semaine type pour avoir une idée précise de comment ton temps doit être réparti
4ème étape : Te laisser des marges de sécurité et instaurer une zone tampon pour absorber les urgences et les imprévus
5ème étape : trouve le code couleur qui te correspond.
Alors, organiser sa semaine te paraît-il plus simple désormais ?
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