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ORGANISATION

Comment gérer ses mails ? La question que tout le monde se pose !

Comment gérer ses mails?

Je ne sais pas toi, mais quand je vois le nombre de mails que l’on reçoit chaque jour, je trouve ça déprimant. Cet écrit devenu si populaire, envahit clairement notre quotidien. Du mail sans aucune importance au mail qualifié d’urgent par ton interlocuteur, nous recevons tous des dizaines (voire des centaines) de mails chaque jour. Qu’ils soient personnels ou professionnels, ces mails génèrent un profond sentiment d’insatisfaction.  Et notre façon de les traiter peut générer du stress. Alors comment fait-on pour gérer ses mails, et être moins sous l’eau ?

Recevoir des mails est anxiogène

La série d’articles qui arrive dans les prochaines semaines vont t’intéresser si tu es :

  • Fatigué(e) de recevoir autant de mails,
  • Stressé(e) à l’idée de reprendre le travail à cause du nombre de mails à traiter qui t’attendent,
  • Angoissé(e) chaque matin à l’idée d’ouvrir ta boite mail,
  • Obligé(e) de consulter tes mails en dehors de ton temps de travail si tu veux t’en sortir,
  • Mais aussi si tu te culpabilises de ne pas réussir à tout traiter dans des délais raisonnables.

 

Quand je travaillais en cabinet d’avocats ou même au sein du syndicat d’employeur, je recevais ÉNORMÉMENT de mails. Ces mails professionnels étaient de diverses natures :

  1. Le mail de ton collègue du bureau d’à côté qui te demande si tu veux déjeuner avec lui ce midi ;
  2. Celui de ta boss qui te demande si tu as traité tel ou tel dossier ;
  3. La newsletter du réseau business où tu t’es rendue une fois ;
  4. Evidemment les mails des dizaines et des dizaines de clients qui te posent des questions, toutes plus urgentes les unes que les autres ;
  5. Et celui qu’on apprécie le plus : le mail de relance, pas toujours sympa qui te fait monter la pression encore d’un cran (comme si tu avais besoin de ça, d’ailleurs) ;

 

J’ai toujours été très organisée mais les mails avaient tendance à me désorganiser.

 

Par professionnalisme et souci de réactivité, il m’arrivait souvent de mettre mon travail de côté pour répondre aux clients (client first comme on dit). Je n’arrivais clairement plus à gérer l’urgence puisque chaque élément devenait chaque jour un peu plus urgent. Et comment gérer ses priorités quand on ne gère plus que de l’urgence ?

J’ai commencé à lire beaucoup à ce sujet: des interviews, des articles de blog, des livres ! J’ai testé plusieurs choses pour trouver ENFIN l’organisation qui me convient. Je me répète à ce sujet mais lire des articles sur des sujets où l’on a envie de s’améliorer peut être très inspirant, mais aussi très culpabilisant. La marche peut nous paraître très haute par rapport à quelqu’un qui a déjà beaucoup expérimenté à ce sujet.

L’objectif des prochains articles

C’est pourquoi dans les prochains articles, je vais :

  • Aborder comment diminuer le nombre de mails dans sa boite de réception (article n°1 qui paraîtra le Mardi 26/11/2019).
    • Au programme de cet article : diminuer le nombre de mails reçus en supprimant l’inutile, en “éduquant” tes interlocuteurs, et en mettant en place des règles précises de classement.
  • Te donner mes astuces pour traiter tes mails efficacement (article n°2 qui paraîtra le Mardi 3/12/2019),
    • Au programme de cet article : quand et comment traiter ses mails pour ne pas passer à côté des tâches importantes de ta journée.
  • Et enfin mes conseils pour rédiger des mails de qualité. (article n°3 qui paraîtra le Mardi 10/12/2019).
    • Au programme de cet article: comment faire en sorte de donner l’ensemble des informations dont ton interlocuteur a besoin pour éviter les allers/ retours de mails qui prennent du temps.

Un objectif : zéro culpabilité ! Je recenserais tous les conseils et te donnerai ma manière de les appliquer. Ensemble et pas à pas. Chaque jour, tu peux tester quelque chose de nouveau, ajouter quelque chose à ta manière actuelle de fonctionner. Si tu n’y arrives pas, ce n’est pas grave, persévère ! Le monde ne s’est pas fait en un jour et ce n’est clairement pas en une journée que tu vas réussir à faire passer de ta boite mail avec 109 messages non lus à l’INBOX ZERO.

Se déculpabiliser. Faire de son mieux. S’écouter. Alors prêts? 🙂

J’ai besoin de ton aide

Pour répondre au mieux à tes attentes, j’ai besoin de toi ! Laisse moi un commentaire en dessous de cet article pour me livrer tes principales problématiques liées à la gestion de tes mails. Ces commentaires me permettront d’être certaine de BIEN répondre à toutes tes questions.  Tu peux même m’exposer tes difficultés du quotidien ou des exemples précis pour que je comprenne bien.

Que tu sois entrepreneur(e) ou bien salarié(e), nous sommes tous exposé(e)s à la même problématique des mails systématiques et incessants.

3…2…1 : c’est à vous Cher(e)s Lecteurs & Lectrices ! J’attends vos commentaires! ♠

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10 Comments

  • Reply
    Emmanuel
    26 novembre 2019 at 7 h 48 min

    Merci pour ces pistes de réflexions
    Je me pose souvent la question mais le temps nécessaire au tri des
    Mails est vraiment grand
    Je suis curieux de connaître tes prochains articles

    • Reply
      Amélie CANHAN
      11 décembre 2019 at 9 h 39 min

      Au plaisir de te revoir par ici 🙂

  • Reply
    Martin
    26 novembre 2019 at 8 h 14 min

    Bonjour ! J’aimerais bien avoir des pistes pour savoir comment décider de se désinscrire à une newsletter… et le faire… sans avoir l’impression de rater quelque chose ! ^^
    Merci !!

    • Reply
      Amélie CANHAN
      11 décembre 2019 at 9 h 40 min

      Le test c’est : est-ce que tu as lu cette fameuse newsletter dans les derniers 3 mois? Si la réponse est non, crois moi tu ne loupes rien 🙂

  • Reply
    Johanna Andria
    26 novembre 2019 at 8 h 22 min

    Bonjour,
    Et bien mon principal Problème c’est gérer la culpabilité. Je mets un point d’honneur à répondre aux mails (sauf newletter pubs etc…). J’estime qu’il y a un être humain qui attend une réponse derrière et que ce serait lui manquer de respect de ne pas lui répondre, même brièvement, ou de l’ignorer (ce que je déplore d’ailleurs quand je vois parfois des personnes qui ne donnent jamais de réponse à mes mails). Si je mets trop longtemps à répondre à une personne, ça m’angoisse, quelque soit l’urgence de la réponse. En plus, j’ai une croyance réactivité =professionnalisme. Donc j’aimerais pouvoir mieux gérer les priorités sans culpabiliser. Merci Amélie pour cet article !

  • Reply
    Julie
    26 novembre 2019 at 9 h 11 min

    Merci pour cet article! Mon principal problème pour moi c’est de me dire je l’ouvre ma boite mail. Et tant que je ne l’ai pas fait je stresse!

  • Reply
    Valentine - Parents en Equilibre
    26 novembre 2019 at 9 h 44 min

    Je n’ai jamais trouvé les mails anxiogènes et je dois dire que j’aime bien ça même !
    Pour répondre à ta question, ils deviennent tout de même compliqués à gérer maintenant que j’ai plusieurs boîtes mails différentes (une perso et 3 pro…). Pas évident de ne pas s’y perdre. Ma règle d’or n°1 est de traiter au fur et à mesure (lire, répondre, effacer, me désabonner)

  • Reply
    Jessica
    26 novembre 2019 at 9 h 54 min

    Très belle initiative! Hâte de tout découvrir!!
    Pour ma part, comment gérer les News Letter… sur le moment ça m’intéresse et je ne prends pas le temps de lire. C’est possible de créer un espace “à lire ” ?
    Aussi, comment trier ses mails, je voulais regarder s’il était possible de créer des groupes de dialogue et c’est passé à l’attrape… Tu pourras peut-être me répondre 😊 En gros il me faudrait une meilleure organisation…

  • Reply
    Séverine
    26 novembre 2019 at 14 h 25 min

    J’ai essayé plusieurs méthodes dont une qui semblait fonctionner, mais je crois plutôt que le classement etait facile parce-que je ne recevais pas trop d’emails par jour 🙂

    • Reply
      Amélie CANHAN
      11 décembre 2019 at 9 h 41 min

      C’est vrai qu’on est pas tous égaux sur le nombre de mails reçus par jour mais c’est quand même une très belle victoire 🙂

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