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ORGANISATION

5 conseils pour le contenu de ta To Do List

Après avoir traité de la question de comment commencer ses To Do List et de la périodicité de celles-ci, nous allons creuser la question du contenu de la to do list afin que cet outil soit bien utilisé. Je vous livre mes 5 conseils !

 

Conseil n°1 : Mettre les objectifs principaux en premier

J’avais tendance à commencer mes To Do List par les tâches qui me prenaient le moins de temps et le moins d’énergie. Cette manière de m’organiser m’a longtemps empêchée d’avancer sur mes objectifs principaux.

Je te conseille donc te placer tes objectifs principaux en premier et de t’en occuper le matin. Le matin est, pour moi, le meilleur moment de la journée pour être productive (le cerveau est encore frais).

Tu peux insérer entre chaque tâche principale, une tâche plus petite (moins de 10 minutes) pour garder ta motivation tout au long de la journée.

Conseil n°2 : Être réaliste

N’oublie pas que ton objectif est de terminer ta TO DO LIST alors ne sois pas trop optimiste sur le nombre de tâches que tu peux faire. Pour ma part, j’insère uniquement 3 grosses tâches (que j’ai au préalable décomposé en plus petites tâches). Ces grosses tâches me prennent une heure de travail continue. Le reste est composé de plus petites tâches (des tâches secondaires) dont je m’occuperai l’après-midi, lorsque je serai moins productive.

Exemple:

  • Traitement des mails = 1h

(En effet, le traitement des mails doit constituer une tâche à part entière et ne doit pas faire l’objet d’un traitement au fil de la journée).

  • Rédaction des articles de blog = 1h

  • Établir mon support de cours = 1h

Conseil n°3 : Estimer le temps

Après avoir établi ta To Do List quotidienne, estime le temps que tu dois passer sur chaque tâche. Cette technique t’évitera de lister trop de tâches alors même que tu n’as que 8h à consacrer à ton travail dans une journée (moins ou plus selon les cas).

Oublie les frustrations de ne pas avoir terminé ta TO DO alors que ce n’était matériellement pas possible.

J’ajouterais de ne pas prévoir de tâches qui te prennent plus de 60 minutes de travail. Dans le cas contraire, il te faut continuer ton travail de décomposition. Tu peux aussi consacrer plusieurs plages de 60 minutes dans ta semaine sur une même tâche.

Conseil n°4 : Utiliser son agenda

Une fois que tes tâches sont listées et quantifiées, remplis ton agenda avec tes tâches comme si elles constituaient des RDV.  N’oublie cependant pas que ta journée est ponctuée à 30% d’imprévus (D’ailleurs, connais-tu la Loi de Murphy ?) alors laisse toi des plages “libres”.

Conseil n°5 : Utiliser des couleurs ou des codes

Une TO DO LIST doit “vivre”. Son contenu est à revoir tout au long de la journée. Tu peux utiliser des couleurs différentes pour tes tâches (une couleur pour le perso, une couleur pour le pro par exemple).

Afin de voir l’état d’avancement de tes tâches, tu peux utiliser plusieurs techniques:

  • Barrer ce qui est fait;
  • Mettre un point vert à côté de ta tâche qui est réalisée (et rouge si tu n’as pas pu la faire);
  • Mettre un rond, une croix ou un carré etc…

A toi de trouver les codes qui te conviennent et te parleront!

 N’hésite pas à poser tes questions en commentaire ou à partager ta manière de faire ♥

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