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3 conseils pour gérer ses mails efficacement

Gérer ses mails peut être anxiogène. Aujourd’hui, je ne connais que très peu de personnes qui n’utilisent pas cet outil de communication, tellement il est devenu indispensable dans nos relations professionnelles mais également dans notre vie personnelle.

Dans l’article de la semaine dernière, j’abordais avec toi la première étape du processus de traitement des mails qui est pour moi la suppression du nombre de mails reçus.

Aujourd’hui, on entre dans le vif du sujet : comment gérer ses mails efficacement ? Je te livre 3 conseils pour gérer ses mails efficacement qui résume tout ce que j’applique pour essayer d’être le plus efficace possible, ne pas perdre trop de temps, et surtout ne pas passer à côté des choses réellement importantes.

Bonne Lecture !

3 conseils pour gérer ses mails efficacement

 

Conseil n°1 : Ne pas consulter ses mails toute la journée

1. Et si on n’ouvrait pas notre boite mail le matin en commençant notre journée ?

Je crois qu’il n’y a rien de pire que d’ouvrir sa boite mail le matin au réveil, ou en arrivant au travail.

Scénario : Tu arrives au bureau (ou à ta table de cuisine si tu travailles chez toi peu importe), il est 8h du matin, tu as couru pour avoir le temps de te préparer, préparer tes enfants, et derrière ton bus pour être à l’heure. Et BIM tu ouvres ta boite mail et tu as 5, 10, 30, 50 mails non lus tombés miraculeusement dans ta boite mail depuis hier soir 19h. Je caricature peut être un peu (quoi que pas tellement car j’ai connu ça) et là tu commences ta journée stressé(e), déjà débordé(e) alors que tu avais déjà une liste considérable de choses à faire. Tu vas donc lire ses mails, commencer à les traiter, et puis ta TO DO quotidienne que tu avais fait la veille est modifié pour traiter les nouvelles urgences.

STOP !

Je répète mais j’ai connu ça et je ne cherche pas à te culpabiliser mais je t’assure que tu peux faire autrement.

Ne commence pas ta journée en traitant tes mails. Commence plutôt par ta TO DO list quotidienne préparée avec amour la veille et par tes 3 tâches importantes.

 

2. Oui mais comment ne pas être déranger ou culpabiliser en voyant les mails arrivés ?

Alors déjà, ne travaille pas avec ta boite mail ouverte à côté.

Quand je travaillais en cabinet d’avocats, je prônais l’ultra réactivité pour satisfaire le client, au détriment de ma sérénité. Les mails arrivaient, je mettais de côté quasi systématiquement mes tâches en cours pour répondre à mon client (surtout quand il s’agissait d’une « urgence »). J’avais donc Outlook toujours ouvert et une petite notification sonore lorsqu’un nouveau mail arrivait. Autant te dire que c’était l’angoisse totale pour une acharnée de travail comme moi. Depuis, j’ai appris à fermer ma boite mail et à supprimer toutes notifications.

Oui oui, tu m’as bien entendu (ou lu comme tu veux), j’ai supprimé toutes les notifications. Je n’ai pas de notification sur mon portable et ma boite gmail n’est pas un onglet toujours ouvert dans mon navigateur internet. Le BONHEUR !

Tu deviens plus serein(e) mais aussi plus concentré(e).

 

3. C’est impossible pour moi de faire ça, mes clients sont habitués à ma réactivité

FAUX ! Une habitude peut être modifiée lorsqu’elle est expliquée ! Dans le précédent article, je t’expliquais comment éduquer les autres alors si tu ne l’as pas lu, je t’invite à le lire.

Ta nouvelle habitude peut être la suivante :

– Désormais je ne consulterai mes mails que 2 fois dans la journée, une fois à 11h, une fois à 17h (à toi de trouver ce qui te convient le mieux)

Pour ne pas pénaliser tes clients, tu peux leur dire :

  1. De t’appeler s’il s’agit d’une question très urgente (si tu as une assistante pour filtrer les vraies urgences, c’est encore mieux),
  2.  Programmer une réponse automatique en expliquant ta nouvelle manière de fonctionner « Je vous remercie pour l’envoi de cet email. Je ne consulte cependant mes mails que deux fois par jour. Je vous invite donc privilégier les appels s’il s’agit d’une question urgente. Dans le cas contraire, vous recevrez une réponse dans un délai maximum de 72 heures ».

Encore une fois, il ne s’agit que de mes conseils et de ce que j’applique au quotidien ! A toi de l’adapter en fonction des circonstances et de ton travail ou à m’envoyer un petit mail si tu souhaites un accompagnement personnalisé.

 

Conseil n°2 : Regrouper la lecture des mails

Maintenant qu’on a vu :

  1. Qu’il ne fallait pas commencer sa journée en traitant ses mails
  2. Ni travailler avec sa boite mail ouverte
  3. Qu’il fallait éduquer ses clients à fonctionner autrement
  4. Et couper ses notifications

Il est temps de voir à quel moment il faut donc lire ses mails.

Je te disais plus haut que la pire erreur qui soit est de lire ses mails au fur et à mesure de leur arrivée.

Pour ma part, je les consulte que 2 ou 3 fois dans la journée. Je regroupe donc la lecture des mails dans des créneaux fixés à l’avance.

Je ne me suis cependant pas fixée d’horaires préétablis car mes journées sont assez différentes les unes des autres. Ce qui est certain c’est que pour moi, après le déjeuner est un bon créneau pour les lire mes mails car c’est le moment où je suis la moins productive.

En revanche, la veille pour le lendemain (en même temps que l’élaboration de mes TO DO LIST), je me fixe mes créneaux d’ouverture de mes mails. Quand je dis ouverture, je dis lecture mais je ne dis pas traitement des mails, nous verrons ça dans le conseil n°3.

Pour ma part, je me fixe 2 à 3 créneaux de 15 minutes pour ouvrir mes mails (à toi d’adapter en fonction du nombre de mails reçus).

 

Conseil n°3 : Traiter ses mails comme une tâche à part entière

Voici la méthode que j’applique au quotidien :

1. Si le mail reçu prends moins de 2 minutes à répondre : je le traite immédiatement
2. Si le mail me donne une information importante, j’accuse éventuellement réception et j’archive ce dernier
3. Si le mail me donne une tâche à faire qui va me prendre plus de 2 minutes, je programme cette tâche dans mes TO DO LIST (mensuelle, hebdomadaire ou quotidienne selon l’urgence)
4. Pour tous les autres mails : information non importante par exemple, je le supprime directement.

Pour ceux qui se demandent comment faire lorsque l’on reçoit un mail très urgent qui doit impérativement être traité dans la journée et qui ne peut pas être traité en 2 minutes, je vous expliquais dans mon article « Gestion de son agenda », qu’il faut impérativement se laisser des plages libres dans son emploi du temps. Une journée est toujours fait d’imprévus (souviens-toi de la Loi de Murphy), tu ne pourras jamais programmer ta journée au millimètre !

N’hésite pas à partager en commentaire tes questions ou ta manière de fonctionner, cela pourra aider d’autres personnes !

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18 Comments

  • Reply
    Florence
    5 décembre 2019 at 7 h 40 min

    Bonjour Amélie. Très bonnes astuces pour gagner du temps. Je consulte mes mails 2 fois par jour depuis 1 mois. En revanche, il y a des nouveaux mails publicitaires qui apparaissent à cause des cookies et c est t envahissant.

    • Reply
      Amélie CANHAN
      11 décembre 2019 at 9 h 41 min

      Il faut penser à tout bien supprimer et à les signaler comme spam pour ne pas qu’ils apparaissent dans ta boite principale!

  • Reply
    Sofia Alexandra
    5 décembre 2019 at 9 h 08 min

    Excellents conseils!

    Je vais tenter de les appliquer le plus rapidement possible, recevant beaucoup de mails chaque jour.
    Un conseil particulier pour quelqu’un qui aurait beaucoup de mails non lus depuis plusieurs jours voir semaines?

    Merci!

    • Reply
      Amélie CANHAN
      11 décembre 2019 at 9 h 42 min

      Le conseil que je peux te donner c’est de te mettre “vider ma boite mail” comme une tâche à part entière dans ton planning et venir à bout de ces mails non lus qui s’accumulent! Malheureusement quand on commence à avoir un peu de retard, la dernière chose qu’on a envie de faire c’est de s’y mettre! Il faut passer à l’action 🙂

  • Reply
    Bénédicte
    5 décembre 2019 at 9 h 34 min

    Merci pour ce rappel. Est-il possible d’avoir un article sur la gestion des réseaux sociaux ?
    Bonne journée

    • Reply
      Amélie CANHAN
      11 décembre 2019 at 9 h 43 min

      C’est prévu oui mais un peu plus tard (en 2020) 🙂

  • Reply
    Y-Lan Nguyen-The
    5 décembre 2019 at 12 h 29 min

    Ces conseils sont excellents. J’essaie de les appliquer depuis un moment déjà mais j’avoue que j’ai assez souvent tendance à retomber dans mes anciens travers…

    • Reply
      Amélie CANHAN
      11 décembre 2019 at 9 h 43 min

      Il n’y a pas de secret: la rigueur est la clé 🙂 je suis comme toi, parfois on a tendance à revenir à sa situation confortable, l’important est de se poser et de reprendre ses bonnes habitudes !

  • Reply
    Enrik
    5 décembre 2019 at 15 h 06 min

    Bonjour Amélie,

    Merci pour ces conseils.

    C’est vrai que la quantité de mails que l’on reçoit chaque jour nécessite une méthode et surtout une rigueur de s’y tenir. C’est ce dernier point qui est difficile, j’ai l’impression.

    A bientôt.

    Enrik

    • Reply
      Amélie CANHAN
      11 décembre 2019 at 9 h 44 min

      Mais de rien Enrick! Au plaisir de te revoir par ici !

  • Reply
    Valentine - Parents en Equilibre
    5 décembre 2019 at 15 h 56 min

    Aucun doute, c’est efficace ! Après tout, on ne fait pas des allers-retours jusqu’à notre boîte aux lettres toute la journée : on n’y va qu’une seule fois ! Alors, à tenter pour les mails… même si j’avoue qu’il y a un côté addictif qui sera difficile à gérer au début !

    • Reply
      Amélie CANHAN
      11 décembre 2019 at 9 h 45 min

      On a tous l’impression de manquer quelque chose et puis finalement avec le temps on s’aperçoit que la sérénité gagnée vaut tous les efforts du monde! 🙂

  • Reply
    Damien Ondes et Santé
    5 décembre 2019 at 17 h 35 min

    Merci pour cet article !
    Je rajouterai : se désinscrire des mails intempestifs !
    Mais c’est peu-être une étape précédente sous entendue.
    Ne pas se couper de nos activités est une façon connue en soit pour décupler notre efficacité et réduire notre stress.

    vive le mode avion et la suppression des notification 😉

    • Reply
      Amélie CANHAN
      11 décembre 2019 at 9 h 45 min

      Totalement d’accord avec toi 🙂

  • Reply
    Johann
    5 décembre 2019 at 21 h 49 min

    Bonjour Amélie, merci pour ces conseils qui mériteraient d’être appliqués par le plus grand nombre. En effet pour ceux qui l’appliquent déjà, on a beaucoup à gagner que le maximum de personnes prennent conscience que les mails sont un moyen de communication asynchrone, ce n’est pas un appel téléphonique où on doit répondre dans l’heure. De même on se retrouve encore trop souvent en copie de mails dont s’est inutile. Je réfléchis toujours à 2 fois avant de mettre quelqu’un en copie et comme tu soulignes il est hyper important de bien communiquer sur le fait qu’on consulte ses mails que 2 fois dans la journée pour éviter les incompréhensions et les frustrations des personnes qui nous ont adressé une demande par mail.
    @ bientôt
    Johann

    • Reply
      Amélie CANHAN
      11 décembre 2019 at 9 h 46 min

      Avec Plaisir Johann et merci pour ces conseils supplémentaires donnés aux lecteurs, c’est le partage d’expérience qui fait toute la différence! 🙂

  • Reply
    Irène de monagendabienetre
    6 décembre 2019 at 10 h 43 min

    Salut Amélie, merci pour ton article, qui est totalement d’actualité et le sera dans le futur tant le mail a d’avantage ( gratuit, outil incontournable de communication digitale…) !
    Perso je cale mon tri de mail vers 8H30-9H, après avoir géré ma première partie de la journée de “Maman”😅. La lecture et traitement c’est fin de matinée à 11H ou 12H. Puis dernier round à 16H. Je recommande aussi d’éviter de lire ou traiter des mails en fin de journée, la fatigue étant là…on a plus de chance de faire des erreurs ou envoyer un mail qu’on pourrait regretter 🥶. Sans parlé d’un mail pénible que l’on va ruminer toute la nuit ! Comme on dit la nuit porte conseil. A bientôt😀

    • Reply
      Amélie CANHAN
      11 décembre 2019 at 9 h 46 min

      Merci Irène pour ton commentaire et ton partage d’expérience qui va intéresser mes lecteurs 🙂 Belle organisation de ton côté également !

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DEVENIR PLUS EFFICACE AVEC DES TO DO LIST? ÇA M'INTÉRESSE!